Tag: warehousing

The selection of an effective logistics warehouse service is a cornerstone for businesses aiming to optimize their operations. A well-chosen warehouse can be a catalyst for streamlined order fulfillment, reduced costs, and enhanced customer satisfaction. 

In this article, we will delve into 10 essential tips to empower businesses in making informed decisions when choosing a logistics warehouse service. Look at these 10 tips before you choose one out of so many warehouse services to rely on.

1. Assess Your Business Needs

Before diving into the selection process, businesses must conduct a thorough assessment of their unique requirements. This involves scrutinizing the volume of goods that need storage, the frequency of shipments, and any specific handling specifications. This foundational understanding serves as a compass, guiding businesses towards warehouse solutions that align with their distinct logistical needs.

As an illustration, imagine you manage a pharmacy business where ensuring the safety of your products, maintaining optimal temperatures, and having zero tolerance for dust are essential. In this case, begin your search for a warehouse service that adheres to these high standards.

2. Choose a Strategic Location

The strategic location of a warehouse is paramount in optimizing distribution and minimizing transportation costs. Businesses should choose a warehouse that strategically positions them for efficient transportation to key markets while minimizing transit times. Proximity to major transportation hubs and well-connected thoroughfares is crucial in ensuring seamless connectivity with the broader supply chain network.

Following the evaluation of your business needs as outlined in point number 1, you will gain valuable insights into your market. Utilize these insights as a foundation for determining the ideal location for your warehouse. Consider proximity to your customer base or current market when making this decision.

3. Scalability and Flexibility

In business, change is inevitable. A warehouse service that offers scalability and flexibility becomes a valuable asset, especially for businesses experiencing seasonal fluctuations or anticipating growth. The ability to scale operations up or down ensures that the warehouse aligns with the evolving needs of the business, preventing logistical bottlenecks. 

Scalability in a warehouse service refers to its capacity to adapt and expand in response to changing demands. Whether it’s an uptick in orders during peak seasons or a strategic decision to expand operations, a scalable warehouse can seamlessly accommodate these shifts. 

On the flip side, during periods of reduced demand or business contraction, the ability to scale down operations prevents unnecessary costs and resource allocation.

Flexibility, on the other hand, is the agility with which a warehouse can adjust its processes, layouts, and capacities to meet evolving requirements. This includes accommodating changes in the type or volume of goods being handled, alterations in storage configurations, or adjustments in workflows. 

A flexible warehouse is not bound by rigid structures but rather can mold itself to align with the specific needs of the business at any given time.

4. Technology Integration

Modern technology has revolutionized warehouse management. Businesses should prioritize warehouse services that integrate advanced technologies such as Warehouse Management Systems (WMS), Radio-Frequency Identification (RFID) tracking, and real-time inventory monitoring. These technologies enhance accuracy, speed, and visibility within the warehouse, paving the way for efficient and transparent operations.

5. Security Measures

Security is a non-negotiable aspect of warehousing. A reliable logistics warehouse service should prioritize the safety and security of stored goods. Look for features such as 24/7 surveillance, access control systems, and comprehensive fire prevention measures. These measures not only safeguard valuable inventory but also instill confidence in businesses entrusting their assets to the warehouse.

6. Inventory Management Capabilities

The effectiveness of a warehouse is often measured by its ability to manage inventory seamlessly. Opt for a service provider that boasts robust inventory management processes, including regular cycle counts, accurate record-keeping, and user-friendly systems that facilitate easy tracking and retrieval of goods. A well-managed inventory ensures that businesses can meet customer demands with precision.

Keeping track of what you have in stock is really important for businesses. It helps make sure that when customers want something, you have it ready without having too much or too little. 

This way, you can avoid delays and keep customers happy. Also, it helps you know which products are popular so you can make smart decisions about what to keep in stock. So, managing your inventory well isn’t just about keeping things organized – it’s a smart way to make customers happy and run your business better.

7. Compliance and Regulatory Considerations

Different industries and regions come with their own set of compliance and regulatory requirements. Businesses should choose a logistics warehouse service that demonstrates a deep understanding of the regulations relevant to their operations. 

This includes adherence to customs regulations, product handling guidelines, and compliance with safety standards. A warehouse that navigates the legal landscape with finesse ensures that businesses operate within the boundaries of the law.

8. Service Provider Reputation

Reputation speaks volumes in the world of logistics. Before finalizing a warehouse service provider, conduct thorough research into their reputation. Seek testimonials, reviews, and references from businesses that have utilized their services. A reputable warehouse service is more likely to provide consistent and reliable performance, contributing to the smooth functioning of the supply chain.

9. Environmental Sustainability

In an era where environmental consciousness is gaining prominence, businesses should consider the environmental sustainability practices of their warehouse service providers. 

Opt for a service that incorporates green initiatives, such as energy-efficient lighting, waste reduction programs, and eco-friendly packaging options. Beyond aligning with corporate social responsibility goals, these practices can lead to long-term cost savings and contribute to a more sustainable future.

10. Cost Structure and Transparency

Understanding the cost structure of a logistics warehouse service is crucial for effective budgeting. Seek transparency in billing practices and choose a provider that offers a clear breakdown of costs, including storage fees, handling fees, and any additional charges. This transparency not only helps in preventing unexpected expenses but also fosters a more collaborative and trustworthy partnership.

In conclusion, the effective selection of a logistics warehouse service stands as a pivotal factor for businesses seeking operational optimization. A well-chosen warehouse serves as a catalyst for streamlined order fulfillment, cost reduction, and heightened customer satisfaction.

Looking to stay updated on the warehouse optimization topics and business strategies?  Explore our blog and sign up to enrich your business journey!

Efficient warehouse management is crucial for the success of any business involved in the production and distribution of goods. A well-organized warehouse not only ensures smooth operations but also plays a significant role in enhancing customer satisfaction. 

In this article, we will explore various strategies to improve warehouse management, focusing on key areas such as inventory control, technology integration, workforce management, and sustainable practices.

Effective Inventory Management

One of the fundamental aspects of warehouse management is maintaining accurate and up-to-date inventory records. Implementing an efficient inventory management system helps prevent stockouts, overstock situations, and minimizes the risk of errors. Here are some strategies to enhance inventory control:

1. Regular Audits and Cycle Counts

Conducting regular physical audits and cycle counts can help identify discrepancies between actual and recorded inventory levels. This ensures that your system remains accurate and reliable.

2. ABC Analysis

Utilize the ABC analysis method to categorize items based on their importance and value. This allows for better prioritization of resources, focusing on high-value items and optimizing storage space accordingly.

3. Just-in-Time (JIT) Inventory System

Implementing a Just-in-Time inventory system minimizes the need for excess stock, reducing carrying costs and the risk of obsolete inventory. This approach aligns production and delivery schedules more closely with actual demand.

Technology Integration

The integration of advanced technologies plays a pivotal role in modern warehouse management. Leveraging cutting-edge technologies not only enhances efficiency but also provides real-time insights into warehouse operations. Here are some technologies to consider:

1. Warehouse Management System (WMS)

Implementing a WMS streamlines various warehouse processes, including order fulfillment, inventory tracking, and shipping. It provides real-time visibility into stock levels, reducing errors and improving overall efficiency.

Here’s a detailed elaboration on the key aspects of how a WMS enhances warehouse efficiency:

Order Fulfillment

Real-Time Order Processing: WMS allows for real-time tracking of orders as they move through the fulfillment process. This ensures quick and accurate order processing, reducing the chances of errors.

Order Prioritization: The system can prioritize orders based on various factors such as urgency, customer importance, or shipping method. This helps in meeting deadlines and providing superior customer service.

Shipping

Optimized Shipping Processes: WMS optimizes the shipping process by providing insights into the most efficient packing and shipping methods. This includes determining the best carriers, packaging sizes, and routes for timely deliveries.

Documentation and Compliance: The system assists in generating accurate shipping documentation, reducing the risk of errors in labeling, invoicing, and compliance with regulations.

Error Reduction

Automated Processes: By automating various warehouse processes, a WMS significantly reduces the reliance on manual labor. This minimizes the occurrence of human errors, leading to improved accuracy in order fulfillment and inventory management.

Alerts and Notifications: The system can generate alerts and notifications for potential errors or discrepancies, allowing for proactive intervention and resolution before issues escalate.

2. Barcode and RFID Technology

Barcoding and Radio-Frequency Identification (RFID) technology automate data capture, reducing manual errors and accelerating the order fulfillment process. These technologies enhance accuracy and traceability throughout the supply chain.

3. Automation and Robotics

Introducing automation and robotics in warehouse processes, such as picking and packing, can significantly increase efficiency. Automated systems reduce the dependency on manual labor, leading to faster order processing and decreased operational costs.

Streamlined Workflow and Layout

The physical layout of the warehouse and the organization of workflow are critical factors in optimizing warehouse management. A well-organized layout improves the efficiency of material handling and reduces the time required for order fulfillment. Consider the following strategies:

1. Zone Picking

Implementing a zone picking strategy divides the warehouse into zones, and each picker is responsible for a specific area. This reduces travel time and increases the overall speed of order fulfillment.

2. Cross-Docking

Introduce cross-docking practices to minimize the time products spend in the warehouse. This strategy involves unloading incoming shipments and loading them directly onto outgoing vehicles, bypassing the need for storage.

3. Optimized Slotting

Optimize the placement of products within the warehouse based on their demand frequency. Frequently picked items should be located closer to packing and shipping areas, minimizing travel time for workers.

Workforce Management

An efficient and well-managed workforce is a key component of successful warehouse operations. Proper training, motivation, and clear communication contribute to a productive and satisfied team. Consider the following strategies:

1. Training Programs

Provide comprehensive training programs for warehouse staff to ensure they are familiar with the use of technology, safety protocols, and efficient picking and packing techniques.

2. Performance Metrics and Incentives

Establish key performance indicators (KPIs) to evaluate individual and team performance. Implement incentive programs to motivate employees and reward outstanding achievements, fostering a culture of continuous improvement.

3. Clear Communication Channels

Establish clear communication channels to ensure that all team members are well-informed about changes in procedures, inventory updates, and any other relevant information. This helps prevent misunderstandings and reduces the likelihood of errors.

Sustainable Practices

Incorporating sustainable practices in warehouse management not only aligns with environmental responsibility but can also lead to cost savings and improved efficiency. Consider the following sustainable strategies:

1. Energy-Efficient Lighting and Equipment

Switching to energy-efficient lighting and equipment reduces operational costs and minimizes the environmental impact. LED lighting and energy-efficient machinery contribute to a greener and more cost-effective warehouse.

2. Optimized Packaging

Implement eco-friendly packaging materials and design optimized packaging to reduce waste. Efficient packaging not only minimizes environmental impact but also reduces shipping costs and improves overall logistics.

3. Reverse Logistics

Develop a comprehensive plan for handling returns and reverse logistics. Efficiently managing returned products not only reduces waste but also allows for the refurbishment or recycling of items, contributing to sustainability goals.

Improving warehouse management involves a multifaceted approach that addresses various aspects of operations. By focusing on effective inventory management, integrating advanced technologies, optimizing workflow and layout, managing the workforce efficiently, and incorporating sustainable practices, businesses can enhance their overall efficiency, reduce costs, and ultimately provide better service to customers. 

Continuous evaluation and adaptation to emerging technologies and industry best practices are key to staying ahead in the dynamic landscape of warehouse management.

Looking to stay updated on the warehouse optimization topics and business strategies?  Explore our blog and sign up to enrich your business journey!

In the dynamic world of food production and distribution, ensuring the safety and integrity of food products is paramount. A secure food warehouse plays a pivotal role in safeguarding the quality of these products, preventing contamination, and maintaining their shelf life.

Food Warehouse Challenges

The food warehouse industry is a critical part of the food supply chain. Warehouses store and distribute food to retailers, restaurants, and other businesses. However, the food warehouse industry is facing a number of challenges, including:

• Food safety
• Quality control
• Management stock
• Regulatory compliance
• Cost management

Unfortunately, apart from basic things related to goods, food warehouses also have to face business challenges. For example:

• Changing consumer demands: Consumers are demanding more fresh, local, and sustainable food. This is putting pressure on food warehouses to adapt their operations to meet these demands.
• The rise of e-commerce: E-commerce is growing rapidly, and this is putting pressure on food warehouses to deliver food more quickly and efficiently.
• The need to improve efficiency: Food warehouses need to find ways to reduce costs and improve productivity in order to remain competitive.

Food Warehouse Strategies

In order to stay competitive in a changing market, food warehouses need to implement strategies that address these challenges. Some of the key strategies that food warehouses can implement include:

1. Focus on Customer Service

Food warehouses need to focus on providing excellent customer service to meet the changing demands of consumers. This includes offering a wide variety of products, delivering food quickly and efficiently, and providing accurate information about products.

In order to offer a wide variety of products, food warehouses need to work with a variety of suppliers. This will allow food warehouses to meet the needs of a diverse customer base.

To deliver food quickly and efficiently, food warehouses need to invest in technology and efficient operations. This includes using technology to track inventory and manage orders.

To provide accurate information about products, food warehouses need to have a strong product knowledge base. This will help food warehouses answer customer questions and provide recommendations.

2. Invest in Technology

Technology can help food warehouses improve efficiency, reduce costs, and improve customer service. For example, technology can be used to automate tasks, track inventory, and manage orders.

By automating tasks, food warehouses can reduce the need for labor. This can help food warehouses reduce costs and improve efficiency.

By tracking inventory, food warehouses can ensure that they have the right products in the right quantities at the right time. This can help food warehouses improve customer service and reduce waste.

By managing orders, food warehouses can ensure that orders are fulfilled accurately and on time. This can help food warehouses improve customer service and reduce costs.

3. Partner with Other Businesses

Food warehouses can partner with other businesses, such as third-party logistics providers, to share resources and expertise. This can help food warehouses improve efficiency and reduce costs.

Third-party logistics providers can help food warehouses with a variety of tasks, including transportation, warehousing, and fulfillment. By partnering with a third-party logistics provider, food warehouses can focus on their core competencies and improve efficiency.

The Foundation of A Secure Food Warehouse

If the three strategies above confuse you, we explain the basics of thinking. To create safe food warehouse management, you need to ensure that the 12 factors below are met.

• Physical Security: The foundation of a secure food warehouse lies in its physical security measures. These measures aim to deter unauthorized access, prevent theft, and safeguard the integrity of the facility.

• Access Control: Implement a robust access control system that restricts entry to authorized personnel only. This may include key cards, access codes, or biometric authentication.

• Perimeter Security: Fortify the warehouse perimeter with fencing, security gates, and surveillance cameras. Regularly monitor surveillance footage to detect any suspicious activity.

• Interior Security: Install motion sensors, alarms, and lighting systems throughout the warehouse interior. Secure all storage areas with locks or seals to prevent unauthorized access.

• Pest Control: Pests pose a significant threat to food safety, potentially contaminating products and transmitting diseases. A comprehensive pest control program is essential to safeguard your food warehouse.

• Preventive Measures: Implement preventive measures to discourage pest infestation. Maintain a clean and clutter-free environment, regularly inspect incoming goods, and seal any potential entry points.

• Regular Inspections: Conduct regular inspections for signs of pest activity, including droppings, gnaw marks, or live pests. Engage a professional pest control service for regular treatments and monitoring.

• Temperature Management: Temperature plays a crucial role in maintaining the quality and safety of food products. Proper temperature control prevents spoilage, bacterial growth, and the proliferation of harmful microorganisms.

• Environmental Monitoring: Install temperature monitoring systems throughout the warehouse to track and maintain optimal temperature conditions for different food products.

• Cold Storage Facilities: Utilize properly calibrated freezers and refrigerated storage areas to maintain consistent temperatures for perishable goods.

• Inventory Control: Effective inventory control is essential to prevent stockouts, ensure product rotation, and identify potential problems early on. You could also consider implementing automated inventory management systems to streamline the inventory control process and enhance accuracy.

• First-In, First-Out (FIFO) Principle: Implement the FIFO principle to ensure older products are used first, preventing spoilage and ensuring product freshness.

Warehouse Management System: Your Food Safety Solution

Instead of bothering yourself with all the hassle related to food warehouse security principles, how about just using a WMS service? The Warehouse Management System (WMS) has clear standards regarding warehouse management execution for any type of product. Your food products should be safe if you use the right WMS service.

If you’re interested, we have an alternative for you here. Through our other articles, you can also learn more about warehouse management.

Food warehouses are a critical part of the food supply chain. They are responsible for storing and distributing food products to retailers, restaurants, and other businesses. Food warehouses play a vital role in ensuring that food is available when and where it is needed.

However, behind all that, there are challenges that we need to face when managing a food warehouse. This article will discuss the most common challenges and how to overcome them.

The Importance of Food Warehouses

First of all, let’s discuss how important the role of a food warehouse is. This is important for you to know so that when facing challenges later you remain steadfast.

Food warehouses play many important roles in the food supply chain. These include storage, distribution, and food safety.

• Storage: Food warehouses provide a safe and secure place to store food products. This helps to ensure that food is available when it is needed, even during times of peak demand.
• Distribution: Food warehouses distribute food products to retailers, restaurants, and other businesses. This helps to ensure that food is available to consumers across the country.
• Food safety: Food warehouses are responsible for ensuring that food products are safe to eat. This includes following strict food safety procedures and using proper storage conditions.

Remembering all the important roles that food warehouses play, we become more confident in analyzing what challenges might occur and how to overcome them. Now, let’s move on to our main discussion point.

The Challenges of Food Warehouses

Compared to other warehouses that store non-food products, things like durability will definitely be a big challenge. This includes the layout, features and systems you apply in managing the food warehouse.

Below are some challenges you may encounter if you manage a warehouse to store food products.

1. Food Safety

More important than taste and condition, the safety of a food product must never be compromised. Whatever the method, you must ensure that the products you store are safe for consumption. The problem is, the safety of food products is greatly influenced by the condition of your warehouse.

Your product must not be damaged or contaminated with ingredients that pose a toxic hazard. If you have a packaged product, the seal must also be kept intact, so that outside elements cannot enter. Air temperature and humidity levels must also be adjusted, depending on the characteristics of each food product.

Products such as fruit, cut meat, vegetables, dairy products, and canned foods are best stored at cold temperatures. Meanwhile, light snacks may simply be placed in a dry place at room temperature.

To ensure all that, you need to run a Food Safety Management System (FSMS). It is a management system used to ensure food safety through five basic principles, namely: leadership, planning, implementation & operation, verification, and management review.

2. Product Quality

A product may still be safe to consume and still taste delicious. However, you can just imagine if consumers had to receive the product with a broken seal.

Even though it doesn’t pose a risk of harm and can still be enjoyed, satisfaction and trust in your business will decrease. This will ultimately be detrimental to your own business.

Therefore, in managing a food warehouse, you always need to ensure the suitability of the place. How clean it is, how far it is from anything that could damage the packaging, and whether the original shape of the product can change if it is placed there for a long time.

Regarding the last pound, this means that you also need to organize the system for goods entering and exiting the warehouse appropriately.

3. Stock Management

Now, talking about the goods distribution system, you need to ensure that the availability is always correct. With other products, excess stock may be better than less.

However, for food, you have to make sure it is just right, not less or more. Because, less will mean disappointing customers, while more will mean food waste.

To avoid this, you must implement a good Inventory Management System according to the principles of accuracy, visibility, efficiency, and adaptability.

4. Regulatory Compliance

The regulations that apply in the food and beverage sector are very strict, especially to ensure food safety. Food warehouses need to comply with various regulations, such as:

• Food safety regulations
• Hygiene and sanitation regulations
• Packaging regulations
• Storage regulations
• Transportation regulations

In Indonesia, you at least need to comply with BPOM regulations.

5. Cost Management

The implementation of these strict regulations has an impact on increasing operational costs, especially in terms of purchasing equipment & supplies, employee training, and checks & inspections.

Not to mention the basic costs of the warehouse itself which includes rent, electricity, water, raw materials, maintenance of warehouse facilities, and employee salaries, the total of which is quite large.

One wrong step in cost planning can cause your business to fall into a state of loss.

Best Practices for Managing Food Warehouses

Below we also include best practices in food warehouse management. By implementing these points from the start, you can prevent challenges from turning into problems. Even if you are already experiencing problems now, it is still not too late to start doing the following.

• Invest in technology: Technology can help food warehouses to automate tasks, improve efficiency, and reduce costs.
• Implement strong food safety procedures: Food warehouses must have strong food safety procedures in place to ensure food products are safe to eat.
• Work with suppliers: You should work closely with suppliers to ensure that food products are delivered on time and meet quality standards.
• Determine the location well: The location of a food warehouse is important. It should be located near major transportation routes to make it easy to receive and distribute food products.
• Consider the size of the warehouse: The size of a food warehouse depends on the volume of food products that need to be stored.
• Arrange the layout according to standards and rules: The layout of a food warehouse should be efficient and organized to make it easy to move food products.
• Use expert services: The safest way to prevent product damage and other challenges that lead to business losses is to use a professional warehouse management system (WMS). Rent a place and manage it at the same time so that your food products are guaranteed to be safe and worth selling.

So, if you need food warehousing services, please learn about our services here. We can provide you with a series of warehousing systems that are designed to meet standards to ensure the safety of your goods and the performance of your business.

Warehouse management in the pharmaceutical and healthcare industry is a critical aspect that directly impacts the efficiency of supply chains, patient safety, and overall operational success. In this article, we will delve into the unique challenges faced by warehouse managers in this industry and explore strategic solutions to overcome these hurdles.

Stringent Regulatory Compliance

The pharmaceutical and healthcare sector is governed by strict regulations to ensure the safety and efficacy of medical products. Adhering to these regulations in warehouse operations can be challenging, requiring meticulous record-keeping and rigorous quality control measures.

Solution:

Investing in an advanced Warehouse Management System (WMS) equipped with compliance tracking features can automate documentation processes. Regular staff training on compliance requirements is also essential to maintain a culture of awareness and adherence.

Temperature and Environmental Control

Many pharmaceutical products, especially vaccines and certain medications, are sensitive to temperature fluctuations. Maintaining a controlled environment throughout the warehouse is crucial to preserving the integrity of these products.

Solution:

Implementing a state-of-the-art climate control system and utilizing temperature-monitoring technology can help warehouse managers ensure that products are stored within specified temperature ranges. Regular calibration and maintenance of equipment are also vital to prevent deviations.

Product Traceability and Serialization

Ensuring traceability of pharmaceutical products from manufacturing to distribution is a complex challenge. With the rise of serialization requirements, tracking individual units becomes a necessity to combat counterfeiting and enhance patient safety.

Solution:

Implementing serialization technologies, such as barcoding and RFID, enables precise tracking of products through the supply chain. Integration with a robust WMS allows for real-time traceability, helping identify and mitigate risks swiftly.

High-Cost Inventory

Pharmaceutical products often have a high intrinsic value, leading to significant financial implications in case of theft, damage, or expiration. Managing such high-cost inventory requires heightened security measures and efficient tracking.

Solution:

Implementing advanced security systems, including surveillance cameras, access controls, and real-time monitoring, can deter theft and ensure the safety of high-value inventory. Regular audits and strict inventory control measures further enhance security.

Supply Chain Disruptions

Global events, natural disasters, or unexpected disruptions in the supply chain can severely impact the availability of pharmaceutical products. Timely and efficient management of these disruptions is crucial to maintaining a continuous supply.

Solution:

Establishing strong relationships with reliable suppliers, diversifying sourcing locations, and creating contingency plans are vital components of a resilient supply chain. Continuous communication with suppliers and the ability to quickly adapt to unforeseen circumstances enhance overall supply chain robustness.

Order Accuracy and Fulfillment Challenges

Mistakes in order picking, packing, and shipping can have serious consequences in the pharmaceutical and healthcare industry. Ensuring the accuracy of orders and timely fulfillment is paramount to meeting patient needs.

Solution:

Implementing automated order picking systems, utilizing barcode scanning technology, and integrating order fulfillment processes with the WMS can significantly reduce errors. Regular training programs for warehouse staff on order accuracy procedures also contribute to improved performance.

Limited Space and Expanding SKU Variety

The pharmaceutical industry witnesses a constant influx of new products, leading to an expanding stock keeping unit (SKU) variety. Managing this diversity within limited warehouse space poses a significant challenge.

Solution:

Optimizing warehouse layout, adopting vertical storage solutions, and implementing intelligent slotting strategies can maximize the utilization of available space. Regularly reassessing SKU performance and adjusting storage configurations based on demand patterns further enhances space efficiency.

Technological Integration Challenges

Adopting new technologies, such as automation and robotics, can face resistance due to concerns about integration challenges and workforce displacement.

Solution:

Gradual implementation of automation technologies with proper training for the workforce ensures a smooth transition. Collaborative robots (cobots) can work alongside human employees, enhancing efficiency without eliminating jobs.

Rising Costs of Compliance and Quality Assurance

Meeting regulatory requirements and maintaining high-quality standards often come with significant costs. Balancing compliance and quality assurance while managing costs is a constant challenge.

Solution:

Investing in technology that streamlines compliance processes, such as electronic documentation systems, can reduce administrative burdens. Implementing quality management systems that automate quality control procedures also contributes to cost-effective compliance.

Talent Shortages and Skill Gaps

Finding and retaining skilled personnel with expertise in pharmaceutical warehouse management can be a challenge, especially with the industry’s evolving requirements.

Solution:

Investing in training programs and upskilling existing staff can help bridge skill gaps. Collaboration with educational institutions and industry associations can also contribute to the development of a skilled workforce.

Benefits of Manage Your Warehouse Efficiently

• Error Reduction: The implementation of automated systems and barcode scanning significantly reduces the occurrence of errors in order picking, packing, and shipping. This not only enhances operational efficiency but also mitigates the risks associated with incorrect product fulfillment.
• Efficiency Gains: Automation streamlines the order fulfillment process, leading to quicker turnaround times. The optimized workflow, coupled with integration with WMS, results in a more efficient and responsive supply chain.
• Enhanced Patient Safety: The ultimate goal in the pharmaceutical and healthcare industry is to safeguard patient well-being. By ensuring order accuracy, the industry can minimize the chances of patients receiving the wrong medications or experiencing delays in critical treatments.
• Compliance Assurance: The use of advanced technologies aligns warehouse operations with industry regulations and compliance standards. Automated systems and barcode scanning contribute to meticulous record-keeping, which is imperative in meeting regulatory requirements.

Effective warehouse management in the pharmaceutical and healthcare sector requires a nuanced harmony between regulatory adherence, operational streamlining, and technological advancements. 

Tackling these challenges proactively and integrating targeted solutions empowers warehouse managers to not only fortify the dependability of the supply chain but also play a pivotal role in elevating patient outcomes and fostering broader success within the industry.

Looking to stay updated on the logistics, warehousing, and business strategies?  Explore our blog and sign up to enrich your business journey!

Warehouse management system atau yang biasa disingkat WMS merupakan suatu hal yang memiliki peranan penting untuk membuat operasional pergudangan. WMS digunakan supaya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang telah direncanakan.

WMS termasuk dalam sistem manajemen gudang yang memiliki peran utama dalam supply chain. WMS memiliki tujuan untuk mengontrol dan memantau berbagai proses yang terjadi selama masa pengiriman, penerimaan, dan juga penyimpanan.

Saat ini, WMS semakin dilengkapi dengan berbagai fitur yang canggih seperti barcode scanner, email, dan juga teknologi lainnya. Teknologi yang canggih pada WMS supaya prosedur menjadi terkomputerisasi sehingga dapat menangani penerimaan barang secara otomatis dan dapat mengelola penyimpanan dan stok barang.

Apa Itu Warehouse Management System?

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai WMS, perlu Anda tahu apa itu WMS? Mari simak beberapa penjelasan sederhana berikut ini.

Warehouse management system adalah sebuah platform yang memiliki fungsi untuk mempermudah pengelolaan barang yang terdapat di dalam gudang. Sederhananya, terdapat keterlibatan teknologi yang mengatur barang di dalam gudang, sehingga semua menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien. Melalui WMS ini, Anda bisa memperoleh manfaat sinkronisasi stok ke dalam marketplace.

Konsep Warehouse Management System

Dalam mengatur sistem gudang WMS ada beberapa konsep yang bisa Anda terapkan. Konsep pertama yang sering digunakan adalah konsep FIFO (First In First Out). Konsep FIFO ini membuat barang yang pertama kali masuk harus menjadi barang yang pertama kali keluar.

Konsep kedua yang dapat diterapkan dalam manajemen gudang adalah LIFO (Last In First Out). Pada konsep ini, barang yang terakhir kali masuk justru menjadi barang yang pertama kali keluar. Contoh barang yang menggunakan konsep LIFO ini adalah pasir, karena pasir bagian atas yang harus diambil terlebih dulu.

Konsep berikutnya adalah FEFO (First Expired First Out), yaitu barang yang mengalami kedaluwarsa terlebih dulu yang harus pertama kali keluar. Barang yang berlaku untuk sistem FEFO ini adalah obat-obatan, suplemen, makanan, dan minuman.Pada dasarnya, dalam WMS digunakan barcode atau kode unik yang berfungsi untuk mengidentifikasikan barang yang telah terintegrasi di seluruh cabang. WMS akan memberikan lokasi barang dan penempatan barang yang selanjutnya akan direkam dengan sistem scan barcode lokasi supaya tidak tertinggal.

Keuntungan yang Diperoleh dari WMS

Banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan WMS, beberapa di antaranya adalah berikut ini:

Kecepatan dalam Handling Proses

Keuntungan yang bisa Anda rasakan adalah kecepatan dalam handling proses. Diterapkannya WMS pada pergudangan dapat meningkatkan kecepatan lead time process karena dilakukan secara terkomputerisasi. Penggunaan WMS dapat membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan lebih cepat dan akurat.

Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan

WMS akan mempermudah Anda mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Setiap jumlah barang yang masuk ke gudang akan lebih mudah diatur oleh sistem. Jika Anda menerapkan sistem FIFO, WMS ini akan lebih memudahkan pekerjaan Anda.

Meminimalisir Anggaran untuk Gaji Karyawan

Penerapan sistem manajemen pergudangan yang tepat akan membantu perusahaan untuk meminimalisir anggaran yang harus dikeluarkan untuk gaji karyawan.

Mengurangi Pengeluaran untuk Membeli Peralatan

Sistem WMS yang terkomputerisasi pada dasarnya hanya menggunakan perangkat komputer atau laptop saja. Hal tersebut tentu akan memudahkan perusahaan Anda dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang terdapat di dalam gudang.

Melalui sistem komputerisasi tersebut, ketergantungan perusahaan pada pemakaian peralatan manual akan banyak berkurang. Sehingga anggarannya untuk pembelian dan pemeliharaan juga ikut berkurang.

Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan

Jika sistem manajemen pergudangan di sebuah perusahaan dijalankan dengan tepat, performa dan produktivitas karyawan akan semakin meningkat. Melalui sistem ini akan diberikan informasi kepada pihak karyawan tentang pekerjaan apa yang harus diutamakan ketidak berada di dalam gudang. Sehingga tidak banyak waktu yang terbuang oleh karyawan yang tidak tahu apa yang harus dilakukan.

Meningkatkan Pelayanan bagi Pelanggan

Selain meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, sistem manajemen pergudangan yang tepat akan mampu merampingkan proses pemesanan sampai pengiriman barang. Sehingga, perusahaan Anda akan lebih mudah menentukan tanggal pengiriman kepada pelanggan dan meningkatkan tingkat pelayanan kepada pelanggan.

Baca Juga: Jenis-jenis Warehouse Mana Yang Paling Cocok Untuk Bisnismu

Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System

Terdapat beberapa hal dalam proses standar yang diakui dalam warehouse management system Indonesia, simak penjelasannya berikut ini:

Receiving and Put Away

Receiving and put away merupakan salah satu proses yang terdapat dalam sistem manajemen gudang. Sistem yang dimulai saat barang tiba di gudang, yang diinput lebih dulu dalam sistem. Proses tersebut akan memudahkan karyawan untuk memperbarui database barang yang ada dalam penyimpanan gudang.

Proses memasukkan barang yang baru datang nantinya akan menggunakan sistem input data PM atau purchase order, yang bisa dilakukan secara otomatis atau manual oleh tim pembelian. Prinsip utama proses ini adalah untuk menciptakan kesesuaian data pada barang yang datang dengan barang keperluan lain yang ada di dalam gudang.Setelah proses penerimaan barang atau receiving selesai, barang akan ditempatkan di lokasi tertentu di dalam gudang, proses ini yang disebut put away. Proses put away ini dianggap penting karena dapat memberikan informasi yang akurat terkait penempatan barang yang akan diterima. Proses ini mendukung sistem FIFO atau FEFO.

Dispatching

Salah satu contoh warehouse management system adalah proses dispatching. Proses ini dilakukan untuk membantu bagian operasional pengeluaran barang dari gudang, yang kemudian akan dikirimkan ke pihak konsumen. Proses dispatching ini membantu setiap operator gudang mencari berbagai barang yang ingin dikeluarkan.

Stock Take 

Proses ini merupakan proses yang terdapat pada WMS yang bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik dan stok yang ada di dalam komputer. Tanpa bantuan sistem pengelolaan yang tepat, proses ini akan terasa melelahkan. Karena stock take merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan tenaga, waktu, dan sumber daya manusia yang banyak.

Reporting 

Selanjutnya adalah proses reporting. Proses reporting ini dianggap memiliki peranan penting dalam sistem manajemen pengelolaan gudang. Laporan yang terdapat dalam sistem gudang harus bisa dijelaskan dalam banyak hal yang berhubungan dengan stok barang asli yang terdapat di dalam gudang.

Laporan dalam proses reporting inilah yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan tertentu. Oleh karena itu proses ini sangatlah penting dalam WMS.

Itulah penjelasan mengenai Warehouse Management System yang dapat Anda pahami sebagai salah satu referensi pengelolaan manajemen pergudangan di perusahaan Anda. Dengan sistem manajemen pergudangan yang tepat, perusahaan Anda akan berjalan dengan lebih baik.

Jika Anda membutuhkan sarana pengelolaan manajemen pergudangan yang baik dan tepat, silakan hubungi Shipper. Shipper dapat membantu Anda mengurus stok, pengemasan, hingga pengiriman dengan harga terjangkau. Shipper dapat memberikan pelayanan gudang yang berteknologi online dengan biaya murah.

Sobat Shipper tentunya sudah tidak asing dengan istilah gudang dan warehouse management system ini. Terlebih jika Sobat Shipper terlibat langsung dengan aktivitas perniagaan. Meski keduanya berhubungan dalam proses kegiatan bisnis, akan tetapi ada beberapa perbedaan gudang dan warehouse management system yang perlu diketahui Sobat Shipper.

Keberadaan gudang pastinya sangat dibutuhkan dalam proses produksi sebagai tempat penyimpanan dan perlindungan barang agar tetap aman. Meskipun tempat ini harus ada, akan tetapi gudang tidak harus luas dan besar. Ukuran gudang tergantung dengan kebutuhan produksi pelaku bisnis atau perusahaan. Terkadang disesuaikan dengan permintaan dan penawaran pasar.

Gudang dan warehouse management system saling berkaitan satu sama lain. Seperti yang Sobat Shipper tahu, barang-barang yang disimpan di gudang tentunya tidak hanya diletakan begitu saja. Semua stok harus dikelola dengan baik agar kegiatan bisnis dapat berjalan lancar. Karena itulah, dibutuhkan warehouse management system.

Lantas, apa sih perbedaan di antara kedua hal di atas. Pada artikel kali ini, akan dibahas secara lengkap antara perbedaan gudang dan warehouse management system. Jadi, simak uraiannya hingga akhir ya, Sobat Shipper!

Apa itu Gudang dan Warehouse Management System?

Sebelum mengetahui perbedaan gudang dan warehouse management system ini, ada baiknya kita membahas terlebih dahulu pengertiannya. Ada dua pandangan untuk memahami istilah gudang, yakni dari segi bangunan dan bisnis.

Dari sisi bangunan, gudang adalah ruang penyimpanan barang sebelum dikirim kepada konsumen atau distributor. Sedangkan dari segi bisnis, gudang digunakan sebagai fasilitas penyaluran barang di suatu lokasi tertentu.

Adapun warehouse management system adalah sistem manajemen pergudangan. Manajemen gudang adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan kinerja pergudangan secara digital. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu Sobat Shipper dalam mengurangi terjadinya human error dan meningkatkan efisiensi kerja.

Manfaat Gudang dan Warehouse Management System

Dalam aktivitas bisnis, pastinya kedua hal ini sangat bermanfaat untuk melancarkan proses produksi dan pendukung distribusi barang. Selain itu, keberadaan gudang dan warehouse management system ini juga memiliki sejumlah manfaat lainnya sebagai berikut ini.

Manfaat Gudang

Gudang dapat bermanfaat sebagai pendukung proses produksi seperti penyimpanan stok barang, transportasi, dan berbagai sistem lainnya yang telah diatur dalam proses produksi. Beberapa manfaat gudang lainnya dapat Sobat Shipper simak sebagai berikut ini.

• Production mixing. Gudang dimanfaatkan sebagai lokasi penyortiran barang sebelum dilakukan proses pengiriman ke konsumen atau pasar.
• Perlindungan barang. Gudang dirancang agar dapat menyimpan barang dengan aman dan terjaga dari tindakan pencurian, banjir, kebakaran dan berbagai kendala keamanan lainnya.
• Pemisahan produk agar tidak tercemar. Gudang juga bermanfaat sebagai tempat untuk memisahkan produk agar tidak tercemar satu sama lainnya. Terutama jika ada barang-barang yang berisiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran.
• Sebagai tempat persediaan. Selain sebagai tempat penyimpanan, gudang juga bermanfaat untuk tempat persediaan barang-barang produksi. Hal ini akan memudahkan pelaku bisnis dalam menangani persediaan produk.

Manfaat Warehouse Management System

Sistem gudang WMS bisa jadi kunci utama dari rantai pasok pelaku bisnis atau perusahaan. Tujuannya untuk mengontrol setiap proses dan tindakan pergudangan. Mulai dari proses pengiriman dan penerimaan barang, penyimpanan, pergerakan dan pengambilan barang. Adapun manfaatnya dapat dilihat melalui beberapa hal berikut ini.

• Penggunaan gudang secara efisien. Manajemen gudang memungkinkan pelaku bisnis dalam mengelola ruang penyimpanan secara efisien. Pengaturan ini dapat menentukan area gudang secara menyeluruh sehingga dapat dimaksimalkan.
• Mengurangi biaya pengeluaran. Manajemen gudang mampu menyimpan data menggunakan sistem komputerisasi. Dengan begitu, hal ini berimbas pada pengurangan anggaran terhadap pemeliharaan tahunan bahkan pembelian barang baru.
• Meningkatkan kualitas pelayanan. Karena manajemen gudang menggunakan sistem secara digital, dengan begitu dapat meningkatkan kualitas pelayanan jadi jauh lebih baik lagi. Proses pemesanan barang dan pengirimannya dapat dilakukan secara cepat dan hemat waktu.
• Mengurangi kerugian. Sistem manajemen gudang ini juga mampu merekam jumlah stok barang. Hal ini membantu perusahaan atau pelaku bisnis terhindari dari kelebihan persediaan barang secara real time.
• Meningkatkan kinerja. Penerapan sistem manajemen gudang dapat membantu memberikan informasi secara cepat dan akurat kepada karyawan, sehingga meningkatkan kinerja dan produktivitas.

Tujuan Adanya Gudang dan Warehouse Management System

Pada dasarnya, keberadaan gudang berhubungan erat dengan persediaan barang. Akan tetapi pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi. Selain itu, gudang juga berperan penting dalam melakukan proses koordinasi antara penawaran dan permintaan.

Hal tersebut dikarenakan permintaan pasar terkadang tidak selalu bisa diproyeksikan dengan akurat. Sementara proses penawaran suatu barang tetapi harus berjalan dengan baik. Pada posisi ini, gudang ditujukan sebagai tempat penyimpanan barang pada saat permintaan naik dan turun.

Tujuan lain dari keberadaan gudang adalah untuk memenuhi kebutuhan produksi dan pasar. Setiap produk yang beredar di pasaran tentunya memiliki jenis dan karakteristik masing-masing. Contohnya barang-barang untuk kebutuhan sehari-hari yang siap dikonsumsi. Agar pasokannya tidak terputus, maka produk tersebut harus disimpan terlebih dahulu tergantung kebutuhan pasar.

Sementara tujuan dari warehouse management system untuk mengontrol yang terjadi di dalam gudang. Seperti yang telah Sobat Shipper tahu, pengaturan ini mulai dari proses pengiriman dan penerimaan barang serta penyimpanan atau mengatur stok barang. Selain itu, tujuan WMS juga untuk memantau pergerakan dan pengambilan barang.

Perbedaan Gudang dan Warehouse Management System

Setelah Sobat Shipper mengetahui berbagai hal di atas, tentunya sudah tergambar beberapa perbedaan gudang dan warehouse management system. Meskipun tampak sama dari berbagai sisi, akan tetapi secara fungsi dan tujuan jelas terlihat perbedaannya.

Secara sederhana, perbedaannya terletak pada konsep dan cara kerjanya. Selain itu, gudang lebih dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan dan perlindungan terhadap barang-barang produksi sebelum distribusi dilakukan. Sedangkan manajemen gudang dapat dikatakan sebagai sistem yang mengatur jalannya proses pergudangan.

Hal tersebut dapat dilihat mulai dari bagaimana proses pengiriman dan penerimaan barang serta pengaturan stok dapat berjalan dengan baik. Selain itu, manajemen gudang secara umum dilakukan melalui sebuah sistem yang telah dirancang secara digital.

Nah, itulah pembahasan singkat mengenai perbedaan gudang dan warehouse management system yang perlu diketahui Sobat Shipper. Seluruh kegiatan bisnis Anda tentunya akan berjalan dengan lancar dan sempurna jika menerapkan sistem manajemen pergudangan secara tepat. Karena itulah, Shipper hadir dengan sistem manajemen gudang yang akan membantu gudang Anda menjadi fasilitas berkinerja tinggi.

Jika Sobat Shipper membutuhkan gudang berteknologi online dengan biaya yang murah, kami siap membantu Anda menangani stok pengemasan hingga pengiriman dengan harga terjangkau. Tingkatkan efisiensi, kurangi biaya, dan kembangkan bisnis Anda dengan berbagai solusi dan teknologi kami.

Agar dapat membantu dalam mengelola gudang dengan baik dan tepat, penting bagi Sobat Shipper mengetahui apa saja proses warehouse management system ini. Sistem yang menunjang proses pergudangan ini sekarang mulai banyak diterapkan perusahaan atau para pelaku bisnis.

Tujuannya tentu saja untuk mengelola barang-barang yang berada di gudang agar dapat berjalan sesuai alur produksi hingga sampai ke tangan konsumen. Tidak hanya itu, ada beberapa tahapan yang harus dilalui saat Sobat Shipper menerapkan sistem pergudangan ini. Mulai dari receiving and putaway sampai membuat berbagai laporan dari setiap proses tersebut.

Lantas, apa saja proses warehouse management system ini? Nah, pada artikel kali ini akan membahas langkah-langkah standar dalam sistem manajemen pergudangan. Sebelum berlanjut ke pembahasan tersebut, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu secara singkat apa itu proses manajemen gudang.

Apa itu Warehouse Management System (WMS)?

Sobat Shipper mungkin mengetahui WMS sebagai Sistem Manajemen Gudang. Sebenarnya, apa itu WMS? Sistem ini merupakan seperangkat kebijakan dan proses yang bertujuan untuk mengatur aktivitas gudang atau pusat distribusi. Proses manajemen gudang ini nantinya akan memastikan alur kerja di dalam gudang dapat berjalan secara efisien dan memenuhi tujuannya.

Secara sederhana, proses warehouse management system ini dapat dilakukan melalui platform yang memudahkan pebisnis dalam mengelola barang-barang di dalam gudang. Dengan sistem pergudangan ini, pengelolaan stok inbound dan outbound tentunya akan lebih mudah.

Dalam proses manajemen pergudangan, ada keterlibatan teknologi dalam mengatur barang di gudang. Hal ini pastinya akan membuat setiap langkah pengelolaannya semakin dimudahkan. Dengan adanya proses operasional pergudangan secara automasi itu, dapat mengurangi terjadinya kesalahan atau human error.

Tujuan dari Proses Warehouse Management System

Seperti yang telah disinggung di atas, tujuan dari proses manajemen gudang ini salah satunya agar meminimalisir terjadinya kesalahan. Selain itu, karena penerapannya menggunakan teknologi digital, hal ini tentunya semakin meningkatkan efisiensi waktu dalam menginput data secara akurat.

Warehouse management system adalah sebagai pengontrol berbagai aktivitas yang dilakukan di dalam gudang. Mulai dari pengiriman dan penerimaan barang hingga memantau pergerakan distribusi barang. Dengan penggunaan teknologi, tujuan dari proses WMS saat ini semakin dimudahkan. Sehingga mampu menerima dan melakukan pengiriman barang secara otomatis sesuai data yang telah direkam.

Proses Warehouse Management System

Agar tujuan distribusi barang dapat berlangsung dengan baik dan lancar, ada beberapa langkah atau alur kerja di dalam setiap aktivitas pergudangan. Berikut ini merupakan proses manajemen pergudangan yang dapat Sobat Shipper ketahui.

Penerimaan

Proses yang pertama ini merupakan salah satu yang terpenting. Gudang harus melakukan pemeriksaan ulang ketika menerima barang masuk. Barang tersebut harus memiliki jumlah serta kondisi dan waktu yang tepat.

Jika terjadi kesalahan pada proses penerimaan barang ini, pastinya akan berpengaruh terhadap aktivitas supply chain. Bisa dikatakan proses ini merupakan pemindahan tanggung jawab atas keberadaan barang ke pihak gudang.

Karena itulah, pihak gudang bertugas untuk menjaga kondisi barang hingga dikirim ke proses selanjutnya.

Penyimpanan

Proses kedua adalah penyimpanan barang. Biasanya dilakukan dari dermaga atau lokasi pengambilan ke lokasi penyimpanan gudang. Penting untuk diperhatikan Sobat Shipper, penempatan barang ini harus memilih tempat yang ideal agar tidak mengganggu kegiatan operasional pergudangan.

Selain itu, menyimpan barang dengan baik serta di lokasi yang tepat tentunya bisa menghemat waktu. Pastikan ketersediaan gudang juga lebih transparan dan keamanan harus terjaga. Hal ini nantinya akan memudahkan pelacakan barang sehingga dengan cepat dapat ditemukan lokasi penyimpanannya.

Pengumpulan

Selanjutnya yakni proses pengumpulan barang sesuai pesanan dari konsumen. Penting untuk diketahui Sobat Shipper, bahwa proses pengumpulan barang ini bisa menghabiskan biaya paling besar. Bahkan mencakup 55% dari total biaya operasional.

Karena itulah, diperlukan proses yang optimal agar bisa menghemat biasa serta meningkatkan efisiensi penyimpanan di dalam gudang. Penerapan sistem manajemen gudang dapat memastikan kesesuaian data dengan stok barang secara real time sehingga proses pengumpulan barang dapat dilakukan secara teliti.

Pengemasan

Tahapan ini meskipun terlihat mudah, akan tetapi membutuhkan pengawasan penuh. Pengemasan barang yang dilakukan di gudang harus dilakukan sesuai pesanan sebelum dikirim ke konsumen. Proses ini juga sekaligus memastikan bahwa barang yang akan didistribusikan dalam kondisi yang baik, tidak rusak maupun cacat.

Selain itu, cara pengemasan barang pun harus diperhatikan. Hal ini guna menjaga berat barang agar tetap ringan, sehingga dapat menghemat biaya pengiriman.

Pengiriman

Pengiriman bisa dikatakan merupakan proses terakhir sekaligus awal dari distribusi barang untuk sampai ke tangan konsumen. Proses pengiriman tentunya melewati beberapa tahapan lagi. Seperti penyortiran, pengaturan muatan, serta memastikan estimasi waktu dan rute pengiriman yang dituju.

Ketepatan menjadi hal yang penting saat proses pengiriman barang. Barang yang dikirim harus sesuai dengan perkiraan waktu agar tidak mengganggu sistem pengiriman barang lainnya.

Pengembalian

Proses manajemen gudang harus dapat memastikan pengembalian barang jika ada konsumen yang ingin melakukan return. Hal ini bisa dikatakan sebagai proses yang paling dihindari para pelaku bisnis. Karena tentu saja akan ada banyak waktu dan tenaga yang harus digunakan.
Proses pengembalian barang biasanya sering terjadi ketika tren belanja online semakin meningkat. Tentunya menjadikan para pelaku usaha harus mencari solusi bagi permasalahan ini. Karena itulah, biasanya terdapat standard operating procedure agar dapat memproses retur dengan efisien dan efektif.

Pelaporan

Proses yang tidak kalah pentingnya yaitu membuat laporan manajemen pengelolaan gudang. Laporan ini harus mampu menjelaskan banyak hal terkait dengan stok barang secara valid. Selain itu, laporan ini juga dapat digunakan oleh pelaku usaha maupun perusahaan dalam membuat keputusan dan kebijakan tertentu terkait penyediaan barang di gudang.

Keuntungan Proses Warehouse Management System

Terdapat beberapa keuntungan jika Sobat Shipper menerapkan sistem manajemen pergudangan ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Proses handling yang cepat. Penanganan yang cepat tentunya akan meningkatkan kecepatan distribusi barang. Terlebih lagi WMS menerapkan sistem yang telah terdigitalisasi.
• Mengatur tempat penyimpanan dengan mudah. Manajemen gudang memungkinkan untuk mengatur tempat penyimpanan barang dengan mudah. Hal ini karena setiap data barang yang masuk akan direkam dengan akurat.
• Mengurangi pengeluaran dan anggaran gaji karyawan. Sistem WMS dijalankan secara otomatis dan telah terkomputerisasi. Hal ini tentunya akan berpengaruh terhadap pengurangan pengeluaran untuk membeli peralatan. Selain itu, manajemen gudang ini juga dapat meminimalisir anggaran gaji karyawan.
• Meningkatkan kinerja dan pelayanan. Sistem WMS memudahkan dalam segala hal yang berkaitan dengan aktivitas pergudangan. Proses distribusi barang semakin cepat dan akurat serta efektif dan efisien. Dengan begitu, tentunya dapat meningkatkan kinerja karyawan dan pelayanan semakin jauh lebih baik.

Itulah uraian singkat mengenai proses warehouse management system. Langkah-langkah standar tersebut harus dijalankan dengan baik dan tepat agar seluruh kegiatan di dalam gudang dapat berlangsung lancar.

Nah, bagi Sobat Shipper yang masih kebingungan atau merasa repot mengurusi kegiatan gudang, Shipper siap membantu Anda. Sistem manajemen gudang oleh Shipper akan membantu mentransformasi gudang Anda menjadi fasilitas berkinerja tinggi.

Smart warehouse adalah gudang otomatis (dengan kata lain, mengotomatiskan berbagai komponen operasi gudang Anda). Smart warehouse menggabungkan beberapa teknologi otomatis dan saling terhubung. Mereka digerakkan oleh teknologi, memungkinkan Anda mengotomatiskan proses menggunakan teknologi seperti pembuatan palet robot, AMR, IoT, kembar digital, 5G, dan lainnya.

Teknologi ini bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi gudang, meminimalkan tenaga manusia, dan mengurangi kesalahan. Anda dapat membuat inventaris Anda lebih cerdas dengan menggunakan data real-time untuk menentukan bagian mana yang memerlukan servis cepat.

Dengan smart warehouse, Anda dapat menerima pembaruan waktu nyata, menyederhanakan tugas manual, dan meningkatkan otomatisasi yang tidak mungkin dilakukan di gudang tradisional. Strategi ini memberi karyawan waktu untuk fokus pada pekerjaan yang berharga. WH automation meningkatkan skalabilitas operasi dan meminimalkan interaksi antar manusia. Jika sebagian besar proses bisnis Anda berlangsung di gudang dan pengelolaan barang, digitalisasi dengan sistem pengelolaan barang adalah langkah yang tepat. Untuk menghindari sumber daya dan biaya tambahan, penerapan smart warehouse management system dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin merampingkan manajemen inventaris.

Penyimpanan manual pasti akan memakan waktu lama. Selain itu, catatan tidak disusun sedemikian rupa sehingga informasi yang diperoleh kurang akurat. Jika perusahaan Anda menghadapi masalah serupa, Anda harus mempertimbangkan penerapan sistem manajemen gudang untuk mempercepat proses penyimpanan. Akuisisi tersebut tidak terstruktur dan menyebabkan hilangnya stok barang hingga habis masa berlakunya

Perusahaan pasti ingin menawarkan konsumen kualitas terbaik. Tentunya untuk mengontrol kualitas barang diperlukan informasi yang jelas tentang stok barang tersebut sejak tiba di gudang hingga keluar dari gudang.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan umur stock produk agar tidak menjadi dead stock. Selain itu, mengetahui umur produk yang disimpan akan memudahkan pengelolaan stockpile, sehingga produk yang akan dikirim atau dijual berkualitas tinggi dan merata.

Ketahui model bisnis Anda serta ukuran target pasar Anda. Apakah produk Anda serbaguna atau tidak, pertimbangkan bisnis Anda dan jumlah target konsumen. Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan fungsionalitas smart warehouse management system sesuai kebutuhan.

Pahami alur bisnis Anda dari awal hingga akhir. Mengetahui langkah-langkah proses bisnis memudahkan perusahaan untuk memilih sistem yang tepat sesuai dengan kebutuhannya, misalnya proses manajemen gudang dapat dioptimalkan dengan bantuan smart warehouse management system.

Tentukan pain point dalam proses bisnis Anda. Dengan mengetahui alur end-to-end dari proses bisnis Anda, Anda juga dapat mengidentifikasi di mana kemacetan terjadi dan mana yang perlu diubah. Ini memungkinkan proses bisnis Anda dioptimalkan kembali untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Jika perusahaan Anda sudah menggunakan ERP, maka sistem smart warehouse management system dapat diintegrasikan agar proses bisnis Anda menjadi lebih efisien dan optimal. Dari perencanaan kedatangan hingga pelacakan pergerakan gudang hingga laporan data inventaris dapat dilihat di berbagai perangkat.

Baca Juga: 5 Strategi Manajemen Gudang Agar Bisnis Lebih Efektif dan Produktif

Handling Equipment Gudang

Kebutuhan perusahaan akan peralatan handling gudang yang cepat, akurat, aman dan ekonomis di gudang sangat dibutuhkan agar efisien. Penanganan material berfokus pada aktivitas, peralatan, dan prosedur yang terkait dengan pemindahan, penyimpanan, perlindungan, dan pengendalian material dalam sistem penyimpanan.

Dalam konteks logistik, penanganan material berfokus pada kemampuan untuk memindahkan material dan produk secara efisien dalam jarak pendek di pusat distribusi, pabrik, galangan kapal, terminal transportasi, dan gudang.

Peralatan dan teknologi penanganan material yang dipilih harus menggunakan metode yang tepat untuk mengatur pergerakan material dan produk, dalam jumlah yang tepat, di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat, dalam urutan yang benar, dan pada waktu yang tepat. waktu yang tepat. posisi yang tepat, dalam kondisi yang tepat. dan termurah.

Tujuan penanganan material adalah untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja, operasi yang efisien, ekologis dan aman. Dalam keadaan tertentu, tujuan tersebut dapat saling mengganggu. Keandalan dan layanan terkadang lebih murah.

Kebutuhan HME untuk beroperasi secara aman dan ramah lingkungan terkadang harus dibayar dengan investasi yang lebih mahal HME. Manajer harus dapat menyeimbangkan efisiensi logistik antara layanan dan biaya, keselamatan dan produktivitas, volume dan kapasitas dengan mengelola empat poin utama HME:

Poin penanganan material mengacu pada transfer material atau barang untuk produksi dan pemenuhan pesanan dari pusat/area distribusi. Manajer harus dapat memilih dan mengontrol komposisi tenaga kerja dan peralatan untuk mencapai pergerakan arus material yang efisien.

Sementara itu, poin waktu mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan bahan dan barang untuk produksi dan untuk memenuhi pesanan. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan bahan untuk produksi, semakin besar kemungkinan produksi akan berhenti, tingkat persediaan akan melebihi, dan lebih banyak ruang penyimpanan yang dibutuhkan.

Poin kuantitas mengacu pada sistem penanganan material yang mampu memasukkan jumlah material yang tepat ke dalam produksi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Poin ruangan mengacu pada batas kapasitas ruangan. Pemilihan desain dan sistem peralatan handling gudang yang tepat akan menghasilkan handling equipment gudang yang mampu mengoptimalkan ruang secara efektif dan efisien pada fasilitas baik secara horizontal maupun vertikal.

Lakukan Hal ini Agar Warehouse Anda Sesuai dengan Standarisasi HME

Kondisi Penyimpanan Yang Memadai

Syarat agar warehouse Anda sesuai dengan standar harus dengan kondisi penyimpanan yang baik. Tentunya sebagai gudang bertujuan untuk melindungi barang yang ada di dalamnya, keberadaan gudang barang harus mencukupi.

Artinya gudang harus dalam kondisi yang cukup luas untuk dapat menyimpan barang dalam jumlah banyak. Selain itu gudang juga harus memiliki penerangan yang cukup agar setiap produk dapat dengan mudah ditemukan.

Kondisi lain yang juga harus diperhatikan dari gudang adalah kekeringan, suhu, kebersihan dan masih banyak lagi. Tentunya jika kondisi ini diperhatikan, barang yang disimpan jauh lebih aman.

Gunakan Prosedur Tetap

Syarat lainnya yang harus dipenuhi gudang adalah operasi reguler. Prosedur mengatur berbagai hal di gudang. Hal ini ditunjukkan dengan berbagai prosedur atau aturan kerja yang ada. Sebagai contoh, Anda dapat melihat beberapa standar prosedur penyimpanan melalui prosedur distribusi, kemudian aturan proses penyimpanan merchandise, dan lainnya.

Lokasi Khusus

Lokasi atau area tertentu juga diperlukan untuk jenis penyimpanan berbagai barang. Serta tempat menyimpan barang-barang yang mudah terbakar atau bahkan meledak. Ruang tersebut harus dicadangkan secara khusus, karena keberadaannya juga dapat digunakan untuk penyimpanan barang-barang khusus. Tidak hanya tempat ini lebih aman, tetapi juga mempermudah menemukannya untuk keadaan khusus tersebut.

Membuat Kartu Laporan

Bagian terakhir dari hal yang harus diperhatikan agar gudangmu memiliki standarisasi yang baik adalah membuat kartu laporan. Kartu laporan adalah jenis kartu yang dirancang untuk melaporkan operasi gudang. Karena itu biasanya kartu-kartu ini memuat beberapa hal penting, seperti keadaan tempat, kondisi barang, panjang atau durasi penyimpanan, dan informasi penting lainnya

Jasa gudang online, Shipper yang merupakan aggregator logistik terintegrasi, menyebutkan bahwa gudang pintar atau smart warehouse merupakan salah satu komponen utama tren logistik masa depan. prinsip otomasi gudang cerdas merupakan solusi terbaik untuk mengelola biaya operasional di industri logistik. Sistem penyimpanan cerdas ini dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas layanan logistik secara keseluruhan.

Baca Juga: Perbedaan WMS dan SCM (Supply Chain Management)