7 Proses Kunci dalam Warehouse Management: Tips untuk Meningkatkan Manajemen Logistik

Proses warehouse management dapat sama atau berbeda, tergantung pada jenis repositori yang dimaksud. Biasanya, terdapat tujuh proses yang mungkin serupa atau berbeda dalam aliran input, output, pengembalian, dan penambahan nilai barang.

Penanganan aliran barang serta cara mengelola aktivitas logistik di setiap gudang bervariasi, bergantung pada karakteristik industri dan faktor lainnya. Mulai dari intensitas aktivitas, kapasitas penyimpanan, suhu, catatan pesanan, persyaratan hukum, budaya perusahaan, dan volume barang yang diangkut.

Jadi, apa saja proses utama warehouse management? Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

1. Receiving

Tindakan menangani produk ke dalam gudang dimulai dengan menerima barang-barang, seperti produk tunggal, karton, palet, dan lainnya. Metode terbaik untuk proses ini adalah melalui Advance Shipping Notice (ASN) dari supplier untuk memastikan akurasi dan efisiensi.

Dengan informasi ini dalam sistem, operator memindai barcode kiriman untuk menampilkan ASN dan memverifikasi kesesuaiannya. Barang mungkin diterima ke inventory segera atau harus dikirim ke lokasi stok tertentu terlebih dahulu, tergantung pada persyaratan pelanggan dan sistem.

2. Put-Away

Sistem yang baik memberi tahu staf bahwa stok sedang dalam tahap persiapan dan menunggu diangkut ke lokasi penyimpanan. Proses dimulai saat operator menerima tugas dari ERP atau WMS, memindai barcode barang, atau melakukan entri manual jika diperlukan.

Sistem akan mengarahkan staf untuk mengirimkan barang ke lokasi penyimpanan yang relevan dan memindai barcode lokasi tersebut. Setelah itu, operator menempatkan barang ke dalam slot dan mengonfirmasi secara manual atau dengan pemindaian bahwa proses penyimpanan telah selesai.

3. Picking

Ada dua jenis utama picking, yaitu primer dan sekunder. Picking primer bisa langsung ke area pengemasan, sedangkan picking sekunder mengalokasikan barang ke pesanan berkelompok atau terpisah.

Dengan maraknya penjualan online, semakin banyak perusahaan melakukan proses pengambilan sekunder daripada sebelumnya untuk efisiensi. Pesanan biasanya dirilis secara real-time atau dalam wave, sesuai kebijakan manajer DC, dan dapat dilakukan secara terpisah, berkelompok, atau batch.

Perusahaan sering menggunakan ketiga jenis pengambilan untuk menangani volume pesanan kecil yang lebih besar dengan peralatan modern seperti put wall. Akurasi pengambilan menjadi pertanyaan umum; apakah Anda harus memindai produk, lokasi, atau keduanya selama proses pengambilan?

Tingkat akurasi pengambilan tergantung pada apakah produk, lokasi, atau keduanya dipindai. Pemakaian sistem suara menghilangkan pemindaian namun mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi, dengan sedikit risiko kesalahan operator.

4. Packing

Ada banyak cara pengemasan barang, tetapi mengikuti lima aturan utama akan membantu tim Anda mengemas dengan sukses. Barang harus dilacak berdasarkan lokasi, tanggal, dan kode batch, serta keakuratan dan pemeriksaan QA harus diperhatikan dalam proses.

Barang yang diambil dari berbagai zona harus digabungkan dan dikelola sistem untuk memastikan kelengkapan pesanan yang benar. Pengemasan harus sesuai dengan ukuran, jumlah, suhu, dan persyaratan perundang-undangan, serta pengiriman harus dapat dilacak untuk melihat posisi di masa mendatang.

5. Dispatching

Seni pengiriman warehouse management yang sukses terletak pada kemampuan untuk menyiapkan barang tepat waktu agar pengangkut dapat memuat truk mereka. Manajer DC harus menyeimbangkan pengemasan dan pengiriman agar barang tidak siap terlalu awal atau terlambat untuk menghindari masalah.

6. Returns

Sebagian besar perusahaan berharap masalah pengembalian barang segera hilang, namun volume pengembalian meningkat karena revolusi e-commerce. Sayangnya, banyak organisasi menghadapi tantangan dengan pengembalian barang yang sering kali hanya untuk satu item per waktu.

Penanganan pengembalian memerlukan aturan seperti Otorisasi Pengelolaan Pengembalian, pelacakan sesuai pesanan, dan proses penanganan barang yang jelas. Perusahaan harus mencatat semua kredit, memperbarui persediaan, dan mengikuti prosedur untuk barang yang dikembalikan ke gudang.

Dengan pertumbuhan pesat penjualan daring, sering terjadi peningkatan pengembalian yang melampaui kemampuan tim untuk menyesuaikan sumber daya. Akibatnya, proses pengembalian menjadi sangat mahal dan tidak efisien bagi banyak perusahaan.

7. Value-Adding

Proses penambahan nilai adalah bagian dari bisnis di mana produk diproduksi, dirakit, atau dimodifikasi agar siap dijual. Proses ini bisa menjadi rumit, terutama saat banyak item digabungkan untuk membentuk produk baru.

Kompleksitas dalam menangani proses penambahan nilai dan perubahan komponen produk dapat menjadi tantangan yang menakutkan. Meskipun sistem telah berevolusi, banyak perusahaan masih menghadapi masalah pencatatan yang tidak selaras dengan sistem logistik atau ERP konvensional.

Mengelola warehouse management secara efektif melibatkan tujuh proses kunci: penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, pengiriman, pengembalian, dan penambahan nilai produk. Masing-masing proses harus dioptimalkan untuk memastikan efisiensi operasional, akurasi inventory, dan kepuasan pelanggan.

Dengan mengikuti praktik terbaik dalam setiap proses, Anda dapat meningkatkan kinerja gudang dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Untuk memenuhi semua kebutuhan operasional bisnis Anda dengan mudah dan efisien, gunakan Shipper.

Di Shipper, Anda akan menemukan solusi lengkap mulai dari manajemen gudang, layanan e-fulfillment, hingga transportasi, yang dirancang untuk mendukung keberhasilan bisnis Anda. Mulai kunjungi shipper.id hari ini dan tingkatkan efisiensi operasional Anda!