Perusahaan mengandalkan Fleet Management System (FMS) untuk meningkatkan produktivitas, menghemat uang, dan mengidentifikasi potensi masalah, sehingga manfaat ini kini tersedia untuk bisnis berbagai ukuran dan anggaran seiring dengan pertumbuhan pasar.
Mengelola armada kendaraan, baik besar maupun kecil, memerlukan pencatatan berbagai komponen yang bergerak untuk keberhasilannya. Setiap aspek kepemilikan dan pemeliharaan armada dianggap sebagai bagian dari manajemen yang berkembang pesat saat ini.
Apa itu Fleet Management System (FMS)?
Fleet Management System (FMS) melibatkan serangkaian tindakan dan proses yang memastikan armada lima kendaraan atau lebih beroperasi secara efisien dan tepat waktu. Istilah ini merujuk pada upaya untuk menjaga kinerja armada sesuai anggaran.
Sebagai sistem manajemen yang luas, ini dipakai dalam industri swasta maupun publik, mengelola jutaan kendaraan global melalui platform centralized software. Platform ini menjadi fondasi pengelolaan kendaraan yang efisien di berbagai sektor industri.
Ketika memutuskan untuk membeli atau menyewa kendaraan, penting untuk mempertimbangkan beragam biaya yang terkait dengan kepemilikannya. Biaya-biaya tersebut meliputi penyimpanan, asuransi, bahan bakar, registrasi, serta pemilikan dan perawatan.
Bayangkan Anda memiliki tanggung jawab atas semua aspek itu untuk armada kendaraan Anda. Solusi Fleet management memungkinkan bisnis melihat data pengeluaran secara terpusat, mengurangi kerumitan dalam pengelolaan.
Penerapan Fleet Management System (FMS)
Berbagai tool diperlukan untuk mengoptimalkan operasi perusahaan agar berjalan dengan lancar dan efisien. Sebagai alat penting, FMS memperkuat operasional perusahaan dengan keefektifan yang meningkat.
Meskipun ada biaya tambahan yang terlibat, manfaat besar yang diberikan teknologi ini tidak ternilai bagi berbagai industri. Untuk memaksimalkan manfaatnya, perusahaan dapat menerapkan beberapa tips dalam menggunakan FMS, seperti:
1. Menentukan Target
Menetapkan target awal dan terus memantau perkembangannya adalah langkah penting yang harus dikomunikasikan kepada semua pihak terlibat. Kesamaan tujuan memungkinkan kolaborasi tim yang solid dalam mencapai hasil yang diinginkan.
2. Komunikasi
Ketika berbagi rencana manajemen aset atau data penggunaan armada, pastikan pengelola armada selalu berkomunikasi secara efektif. Ini menegaskan pentingnya peran armada dalam perusahaan dan perlunya pengelolaan yang baik untuk kesuksesan bisnis.
3. Memilih Kendaraan Armada yang Tepat
Beberapa industri memerlukan keahlian khusus untuk menentukan jenis armada yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seorang fleet manager harus memahami detail penggunaan, perawatan, keahlian pengemudi, dan konsumsi bahan bakar.
Sebagai contoh, FMS di industri tambang memiliki perbedaan signifikan dengan manufaktur, termasuk dalam skala dan jenis kendaraan.
4. Fokus pada Pengelolaan
Fleet Management System tidak hanya memperhatikan kesiapan kendaraan tetapi juga aspek-aspek lainnya seperti pengemudi dan medan. Fokus terhadap pengelolaan barang secara menyeluruh akan meningkatkan kelancaran operasional armada secara signifikan.
5. Gunakan Uang dengan Bijak
Dalam FMS, penggunaan uang secara bijak dan optimal menjadi faktor yang penting. Sebelum keputusan dibuat, pertimbangkan aspek seperti metode pembelian, nilai suku bunga, dan pajak.
Pemanfaatan modal yang efektif haruslah didasarkan pada pemahaman tentang hasil yang akan diperoleh dari kendaraan dan ROI yang diharapkan. Selain itu, penempatan SDM yang sesuai juga penting, terutama dalam industri tambang yang memerlukan pemahaman menyeluruh tentang kendaraan dan industri tersebut.
Contoh Fleet Management System (FMS)
Fleet Management System adalah sistem komprehensif yang dirancang khusus untuk mengelola armada kendaraan operasional secara efisien. Dalam sistem ini, terdapat beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Software Manajemen
Software dalam FMS berperan sebagai penghubung antara komponen yang terpasang dan pegawai yang mengendalikan Fleet management. Dengan demikian, sistem dapat berjalan dengan lebih terkoordinasi dan efisien.
2. GPS atau Data Seluler
Konektivitas menjadi elemen kunci dalam FMS sehingga GPS atau data seluler sering digunakan pada peranti pelacak. Hal ini memungkinkan pengiriman data penting mengenai armada dengan lebih efektif.
3. Tracking Device
Tracking device dapat dipasang pada kendaraan untuk memantau kinerja armada, termasuk konsumsi bahan bakar. Dalam beberapa kasus, data dapat diakses melalui aplikasi yang terhubung dengan ponsel pengguna. Selain dipasang pada kendaraan, terdapat juga GPS tracker yang digunakan supir.
4. Kendaraan
Kendaraan yang digunakan dalam operasional perusahaan disesuaikan dengan fungsinya, bervariasi dalam ukuran dan jenisnya. Dalam FMS, peranti yang disesuaikan dapat digunakan untuk kendaraan-kendaraan tersebut.
5. Operator dan Teknisi
Data yang disediakan oleh pelacak memungkinkan koordinasi dan kolaborasi antara supir, operator, teknisi, dan staf kantor. Hal ini bertujuan untuk mencapai kinerja transportasi yang lebih efisien secara keseluruhan.
Fleet Management System (FMS) adalah teknologi yang mengelola armada kendaraan secara efisien. Dengan FMS, perusahaan dapat memantau, mengoptimalkan, dan mengelola kendaraan mereka dengan lebih baik.
Contoh penerapannya meliputi pemantauan kinerja kendaraan, pengaturan rute, pemeliharaan, dan manajemen bahan bakar. Dengan FMS, kolaborasi antara supir, operator, teknisi, dan staf kantor menjadi lebih baik, meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan.
