Mengelola gudang secara manual seringkali memicu kesalahan stok, keterlambatan pengiriman, hingga kerugian bisnis.
Untuk itu, banyak perusahaan kini beralih ke softwarei WMS agar operasional gudang lebih efisien, akurat, dan terpantau real-time.
Lalu, apa sebenarnya software WMS itu dan apa saja manfaatnya untuk bisnis? Simak penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Software WMS?
Software WMS (Warehouse Management System) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan seluruh aktivitas dalam gudang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman barang ke pelanggan.
Dengan aplikasi WMS, kamu bisa memantau stok secara real-time, mengurangi human error, dan mempercepat proses operasional gudang.
Secara sederhana, software manajemen gudang ini berfungsi sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan gudang, terutama untuk bisnis skala menengah hingga besar atau yang memiliki multi-gudang.
Keuntungan Menggunakan Software WMS
Menggunakan sistem WMS memberikan berbagai manfaat bagi operasional bisnis. Beberapa di antaranya adalah:
- Manajemen Stok Lebih Akurat: Dengan pembaruan data stok secara real-time, kesalahan pencatatan dan kelebihan stok bisa diminimalkan.
- Efisiensi Operasional Gudang: Proses picking, packing, dan pengiriman menjadi lebih cepat dan terorganisir.
- Meningkatkan Produktivitas: Sistem ini membantu memaksimalkan produktivitas staf gudang karena semua alur kerja menjadi lebih sistematis.
- Integrasi dengan Sistem Lain: Banyak software WMS yang bisa diintegrasikan dengan sistem ERP, e-commerce, atau marketplace, sehingga alur bisnis menjadi lebih terhubung.
- Visibilitas dan Kontrol Lebih Baik: Manajer gudang bisa dengan mudah melacak pergerakan barang dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
Fitur-Fitur Umum dalam Software WMS
1. Manajemen Persediaan (Inventory Management)
Fitur ini adalah jantung dari sistem WMS yang memungkinkan pengguna untuk memantau stok barang secara real-time. Dengan sistem ini, setiap perubahan jumlah stok akibat barang masuk atau keluar akan langsung tercatat otomatis di sistem. Pengguna dapat mengatur level minimum stok untuk menghindari kehabisan barang, serta mengelola banyak SKU sekaligus tanpa kebingungan. Dengan data yang akurat dan terpusat, manajemen inventaris jadi lebih efisien dan transparan.
2. Manajemen Lokasi Penyimpanan (Putaway & Slotting Management)
Fitur ini memudahkan penempatan barang di lokasi gudang secara otomatis dan optimal. Sistem akan menentukan lokasi penyimpanan terbaik berdasarkan jenis barang, frekuensi pengambilan, serta kapasitas area penyimpanan.
Barang-barang yang sering keluar akan diletakkan lebih dekat ke pintu keluar untuk menghemat waktu pengambilan. Hasilnya, tata letak gudang jadi lebih tertata dan efisiensi kerja meningkat.
3. Proses Penerimaan Barang (Inbound Management)
Saat barang tiba di gudang, fitur ini membantu proses pemeriksaan dan pencocokan dengan purchase order yang sudah ada. Barang yang diterima akan dipindai barcode-nya dan dicocokkan datanya dengan sistem, sehingga menghindari kesalahan pencatatan.
Setelah lolos verifikasi, sistem secara otomatis membuat laporan penerimaan barang atau Goods Receipt Note (GRN), yang bisa dijadikan dasar pelaporan atau audit.
4. Picking Management
Picking merupakan proses pengambilan barang sesuai pesanan pelanggan. Dengan fitur ini, pengambilan barang dilakukan berdasarkan metode seperti FIFO (First In First Out), FEFO (First Expired First Out), atau metode lainnya seperti zone picking dan batch picking.
Sistem akan memberikan panduan jalur tercepat dan barang mana yang harus diambil terlebih dahulu, sehingga mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan.
5.Packing dan Labeling
Setelah barang selesai dipick, proses selanjutnya adalah pengemasan dan pelabelan.
Sistem WMS akan memandu tim gudang untuk mengemas sesuai jenis barang dan pesanan, serta mencetak label otomatis berisi informasi pengiriman, nama pelanggan, hingga barcode resi.
Fitur ini juga terintegrasi langsung dengan jasa ekspedisi, sehingga resi pengiriman dapat dibuat hanya dalam beberapa klik.
6. Pengiriman Barang (Outbound Management)
Fitur outbound management membantu proses pengiriman barang ke pelanggan menjadi lebih terstruktur.
Jadwal pengiriman dapat disesuaikan dengan SLA (Service Level Agreement), serta memudahkan pemilihan jasa ekspedisi berdasarkan lokasi atau estimasi waktu pengiriman.
Selain itu, pelanggan juga dapat menerima notifikasi otomatis mengenai status pengiriman mereka.
7. Barcode & QR Code Scanning
Setiap barang yang masuk, diproses, dan keluar dari gudang akan dipindai menggunakan scanner barcode atau QR code. Tujuannya adalah memastikan akurasi data pada setiap tahapan.
Misalnya, ketika barang dipick, sistem akan memastikan barang yang diambil benar sesuai pesanan.
Selain itu, fitur ini juga mempercepat proses stock opname karena semua barang sudah terdaftar dan bisa dipindai secara otomatis.
8. Stock Opname Otomatis & Audit Trail
WMS modern menyediakan fitur stock opname digital, sehingga pengguna tidak perlu lagi menghitung stok secara manual.
Semua pergerakan barang tercatat otomatis di sistem, dan pengguna dapat melihat riwayat aktivitas (audit trail) lengkap seperti siapa yang memindahkan barang, kapan dilakukan, dan ke mana barang dikirim.
Tentunya, ini akan membantu mengurangi risiko kehilangan barang atau kesalahan data.
9. Manajemen Retur dan Mutasi Barang
Proses retur seringkali kompleks, tetapi dengan fitur ini, WMS memudahkan pengelolaan retur barang dari pelanggan maupun retur ke supplier.
Barang yang dikembalikan akan dicatat, diperiksa kondisinya, dan diproses sesuai SOP perusahaan.
Fitur ini juga memfasilitasi mutasi barang antar gudang, lengkap dengan pelacakan pergerakan sehingga proses logistik tetap terkontrol.
10. Multi-Warehouse Management
Jika bisnis memiliki lebih dari satu gudang, fitur ini sangat berguna. Semua gudang bisa dikelola dari satu sistem yang terintegrasi.
Pengguna dapat memantau stok per gudang, melakukan transfer stok antar lokasi, serta menentukan gudang mana yang paling efisien untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Secara tidak langsung dapat membantu meminimalisir biaya operasional dan waktu pengiriman.
11. Pelaporan & Analisis (Reporting & Analytics)
WMS menyediakan berbagai laporan otomatis yang dapat digunakan untuk menganalisis performa gudang.
Laporan ini mencakup data stok, pergerakan barang, kecepatan proses picking/packing, hingga daftar produk fast-moving dan slow-moving.
Dengan insight ini, perusahaan bisa mengambil keputusan strategis berbasis data dan merancang perbaikan operasional.
12. Integrasi Sistem (API & Marketplace)
Fitur ini memungkinkan WMS terhubung dengan berbagai sistem lain seperti marketplace (Shopee, Tokopedia, Lazada, TikTok Shop), sistem kasir (POS), website toko online, jasa ekspedisi, hingga sistem ERP atau software akuntansi.
Adanya integrasi ini, alur data dari pemesanan, manajemen stok, hingga pengiriman menjadi lebih mulus dan otomatis.
Rekomendasi Software WMS Terbaik: Jubelio WMS
Salah satu rekomendasi software WMS Indonesia yang sangat cocok untuk UMKM hingga bisnis besar adalah Jubelio WMS. Jubelio menyediakan solusi omnichannel yang terintegrasi dengan sistem manajemen gudang yang canggih dan efisien.
Dengan sistem warehouse management system ini cocok untuk berbagai jenis bisnis, dapat digunakan oleh tim gudang dengan antarmuka yang user-friendly, dan sudah terintegrasi dengan ekosistem Jubelio lainnya, mulai dari POS, akuntansi, hingga omnichannel sales.
Fitur Unggulan Jubelio WMS:
- Manajemen Stok Real-Time
Pantau jumlah stok secara langsung dan hindari stok kosong atau menumpuk. - Picking dan Packing Otomatis
Menyediakan sistem otomatis untuk memproses pesanan lebih cepat dan mengurangi kesalahan pengambilan barang. - Integrasi Marketplace dan Toko Online
Terhubung langsung dengan Tokopedia, Shopee, Lazada, TikTok Shop, hingga website toko online kamu. - Multi-Gudang
Kelola lebih dari satu gudang dengan sistem terpusat tanpa perlu pindah-pindah platform. - Pelacakan Produk dengan Barcode
Gunakan barcode scanner untuk memudahkan pencarian dan pergerakan barang di dalam gudang. - Dashboard Analitik Lengkap
Dapatkan laporan performa gudang, data keluar masuk barang, dan statistik pesanan harian secara visual dan mudah dipahami. - Fitur Retur dan Mutasi Barang
Atur proses pengembalian barang dari pelanggan dan perpindahan stok antar gudang dengan lebih rapi.
Menggunakan software WMS seperti Jubelio adalah langkah tepat untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan gudang.
Dengan fitur lengkap dan integrasi menyeluruh, Jubelio WMS menjadi pilihan ideal bagi bisnis yang ingin berkembang secara digital dan lebih terstruktur. Mau tau informasi lengkap Jubelio WMS? Cek selengkapnya disini>>>
*Artikel ini hasil kerja sama Jubelio dan Shipper
