Agar dapat membantu dalam mengelola gudang dengan baik dan tepat, penting bagi Sobat Shipper mengetahui apa saja proses warehouse management system ini. Sistem yang menunjang proses pergudangan ini sekarang mulai banyak diterapkan perusahaan atau para pelaku bisnis.

Tujuannya tentu saja untuk mengelola barang-barang yang berada di gudang agar dapat berjalan sesuai alur produksi hingga sampai ke tangan konsumen. Tidak hanya itu, ada beberapa tahapan yang harus dilalui saat Sobat Shipper menerapkan sistem pergudangan ini. Mulai dari receiving and putaway sampai membuat berbagai laporan dari setiap proses tersebut.

Lantas, apa saja proses warehouse management system ini? Nah, pada artikel kali ini akan membahas langkah-langkah standar dalam sistem manajemen pergudangan. Sebelum berlanjut ke pembahasan tersebut, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu secara singkat apa itu proses manajemen gudang.

Apa itu Warehouse Management System (WMS)?

Sobat Shipper mungkin mengetahui WMS sebagai Sistem Manajemen Gudang. Sebenarnya, apa itu WMS? Sistem ini merupakan seperangkat kebijakan dan proses yang bertujuan untuk mengatur aktivitas gudang atau pusat distribusi. Proses manajemen gudang ini nantinya akan memastikan alur kerja di dalam gudang dapat berjalan secara efisien dan memenuhi tujuannya.

Secara sederhana, proses warehouse management system ini dapat dilakukan melalui platform yang memudahkan pebisnis dalam mengelola barang-barang di dalam gudang. Dengan sistem pergudangan ini, pengelolaan stok inbound dan outbound tentunya akan lebih mudah.

Dalam proses manajemen pergudangan, ada keterlibatan teknologi dalam mengatur barang di gudang. Hal ini pastinya akan membuat setiap langkah pengelolaannya semakin dimudahkan. Dengan adanya proses operasional pergudangan secara automasi itu, dapat mengurangi terjadinya kesalahan atau human error.

Tujuan dari Proses Warehouse Management System

Seperti yang telah disinggung di atas, tujuan dari proses manajemen gudang ini salah satunya agar meminimalisir terjadinya kesalahan. Selain itu, karena penerapannya menggunakan teknologi digital, hal ini tentunya semakin meningkatkan efisiensi waktu dalam menginput data secara akurat.

Warehouse management system adalah sebagai pengontrol berbagai aktivitas yang dilakukan di dalam gudang. Mulai dari pengiriman dan penerimaan barang hingga memantau pergerakan distribusi barang. Dengan penggunaan teknologi, tujuan dari proses WMS saat ini semakin dimudahkan. Sehingga mampu menerima dan melakukan pengiriman barang secara otomatis sesuai data yang telah direkam.

Proses Warehouse Management System

Agar tujuan distribusi barang dapat berlangsung dengan baik dan lancar, ada beberapa langkah atau alur kerja di dalam setiap aktivitas pergudangan. Berikut ini merupakan proses manajemen pergudangan yang dapat Sobat Shipper ketahui.

Penerimaan

Proses yang pertama ini merupakan salah satu yang terpenting. Gudang harus melakukan pemeriksaan ulang ketika menerima barang masuk. Barang tersebut harus memiliki jumlah serta kondisi dan waktu yang tepat.

Jika terjadi kesalahan pada proses penerimaan barang ini, pastinya akan berpengaruh terhadap aktivitas supply chain. Bisa dikatakan proses ini merupakan pemindahan tanggung jawab atas keberadaan barang ke pihak gudang.

Karena itulah, pihak gudang bertugas untuk menjaga kondisi barang hingga dikirim ke proses selanjutnya.

Penyimpanan

Proses kedua adalah penyimpanan barang. Biasanya dilakukan dari dermaga atau lokasi pengambilan ke lokasi penyimpanan gudang. Penting untuk diperhatikan Sobat Shipper, penempatan barang ini harus memilih tempat yang ideal agar tidak mengganggu kegiatan operasional pergudangan.

Selain itu, menyimpan barang dengan baik serta di lokasi yang tepat tentunya bisa menghemat waktu. Pastikan ketersediaan gudang juga lebih transparan dan keamanan harus terjaga. Hal ini nantinya akan memudahkan pelacakan barang sehingga dengan cepat dapat ditemukan lokasi penyimpanannya.

Pengumpulan

Selanjutnya yakni proses pengumpulan barang sesuai pesanan dari konsumen. Penting untuk diketahui Sobat Shipper, bahwa proses pengumpulan barang ini bisa menghabiskan biaya paling besar. Bahkan mencakup 55% dari total biaya operasional.

Karena itulah, diperlukan proses yang optimal agar bisa menghemat biasa serta meningkatkan efisiensi penyimpanan di dalam gudang. Penerapan sistem manajemen gudang dapat memastikan kesesuaian data dengan stok barang secara real time sehingga proses pengumpulan barang dapat dilakukan secara teliti.

Pengemasan

Tahapan ini meskipun terlihat mudah, akan tetapi membutuhkan pengawasan penuh. Pengemasan barang yang dilakukan di gudang harus dilakukan sesuai pesanan sebelum dikirim ke konsumen. Proses ini juga sekaligus memastikan bahwa barang yang akan didistribusikan dalam kondisi yang baik, tidak rusak maupun cacat.

Selain itu, cara pengemasan barang pun harus diperhatikan. Hal ini guna menjaga berat barang agar tetap ringan, sehingga dapat menghemat biaya pengiriman.

Pengiriman

Pengiriman bisa dikatakan merupakan proses terakhir sekaligus awal dari distribusi barang untuk sampai ke tangan konsumen. Proses pengiriman tentunya melewati beberapa tahapan lagi. Seperti penyortiran, pengaturan muatan, serta memastikan estimasi waktu dan rute pengiriman yang dituju.

Ketepatan menjadi hal yang penting saat proses pengiriman barang. Barang yang dikirim harus sesuai dengan perkiraan waktu agar tidak mengganggu sistem pengiriman barang lainnya.

Pengembalian

Proses manajemen gudang harus dapat memastikan pengembalian barang jika ada konsumen yang ingin melakukan return. Hal ini bisa dikatakan sebagai proses yang paling dihindari para pelaku bisnis. Karena tentu saja akan ada banyak waktu dan tenaga yang harus digunakan.
Proses pengembalian barang biasanya sering terjadi ketika tren belanja online semakin meningkat. Tentunya menjadikan para pelaku usaha harus mencari solusi bagi permasalahan ini. Karena itulah, biasanya terdapat standard operating procedure agar dapat memproses retur dengan efisien dan efektif.

Pelaporan

Proses yang tidak kalah pentingnya yaitu membuat laporan manajemen pengelolaan gudang. Laporan ini harus mampu menjelaskan banyak hal terkait dengan stok barang secara valid. Selain itu, laporan ini juga dapat digunakan oleh pelaku usaha maupun perusahaan dalam membuat keputusan dan kebijakan tertentu terkait penyediaan barang di gudang.

Keuntungan Proses Warehouse Management System

Terdapat beberapa keuntungan jika Sobat Shipper menerapkan sistem manajemen pergudangan ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Proses handling yang cepat. Penanganan yang cepat tentunya akan meningkatkan kecepatan distribusi barang. Terlebih lagi WMS menerapkan sistem yang telah terdigitalisasi.
• Mengatur tempat penyimpanan dengan mudah. Manajemen gudang memungkinkan untuk mengatur tempat penyimpanan barang dengan mudah. Hal ini karena setiap data barang yang masuk akan direkam dengan akurat.
• Mengurangi pengeluaran dan anggaran gaji karyawan. Sistem WMS dijalankan secara otomatis dan telah terkomputerisasi. Hal ini tentunya akan berpengaruh terhadap pengurangan pengeluaran untuk membeli peralatan. Selain itu, manajemen gudang ini juga dapat meminimalisir anggaran gaji karyawan.
• Meningkatkan kinerja dan pelayanan. Sistem WMS memudahkan dalam segala hal yang berkaitan dengan aktivitas pergudangan. Proses distribusi barang semakin cepat dan akurat serta efektif dan efisien. Dengan begitu, tentunya dapat meningkatkan kinerja karyawan dan pelayanan semakin jauh lebih baik.

Itulah uraian singkat mengenai proses warehouse management system. Langkah-langkah standar tersebut harus dijalankan dengan baik dan tepat agar seluruh kegiatan di dalam gudang dapat berlangsung lancar.

Nah, bagi Sobat Shipper yang masih kebingungan atau merasa repot mengurusi kegiatan gudang, Shipper siap membantu Anda. Sistem manajemen gudang oleh Shipper akan membantu mentransformasi gudang Anda menjadi fasilitas berkinerja tinggi.