Warehouse management system atau yang biasa disingkat WMS merupakan suatu hal yang memiliki peranan penting untuk membuat operasional pergudangan. WMS digunakan supaya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang telah direncanakan.

WMS termasuk dalam sistem manajemen gudang yang memiliki peran utama dalam supply chain. WMS memiliki tujuan untuk mengontrol dan memantau berbagai proses yang terjadi selama masa pengiriman, penerimaan, dan juga penyimpanan.

Saat ini, WMS semakin dilengkapi dengan berbagai fitur yang canggih seperti barcode scanner, email, dan juga teknologi lainnya. Teknologi yang canggih pada WMS supaya prosedur menjadi terkomputerisasi sehingga dapat menangani penerimaan barang secara otomatis dan dapat mengelola penyimpanan dan stok barang.

Apa Itu Warehouse Management System?

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai WMS, perlu Anda tahu apa itu WMS? Mari simak beberapa penjelasan sederhana berikut ini.

Warehouse management system adalah sebuah platform yang memiliki fungsi untuk mempermudah pengelolaan barang yang terdapat di dalam gudang. Sederhananya, terdapat keterlibatan teknologi yang mengatur barang di dalam gudang, sehingga semua menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien. Melalui WMS ini, Anda bisa memperoleh manfaat sinkronisasi stok ke dalam marketplace.

Konsep Warehouse Management System

Dalam mengatur sistem gudang WMS ada beberapa konsep yang bisa Anda terapkan. Konsep pertama yang sering digunakan adalah konsep FIFO (First In First Out). Konsep FIFO ini membuat barang yang pertama kali masuk harus menjadi barang yang pertama kali keluar.

Konsep kedua yang dapat diterapkan dalam manajemen gudang adalah LIFO (Last In First Out). Pada konsep ini, barang yang terakhir kali masuk justru menjadi barang yang pertama kali keluar. Contoh barang yang menggunakan konsep LIFO ini adalah pasir, karena pasir bagian atas yang harus diambil terlebih dulu.

Konsep berikutnya adalah FEFO (First Expired First Out), yaitu barang yang mengalami kedaluwarsa terlebih dulu yang harus pertama kali keluar. Barang yang berlaku untuk sistem FEFO ini adalah obat-obatan, suplemen, makanan, dan minuman.Pada dasarnya, dalam WMS digunakan barcode atau kode unik yang berfungsi untuk mengidentifikasikan barang yang telah terintegrasi di seluruh cabang. WMS akan memberikan lokasi barang dan penempatan barang yang selanjutnya akan direkam dengan sistem scan barcode lokasi supaya tidak tertinggal.

Keuntungan yang Diperoleh dari WMS

Banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan WMS, beberapa di antaranya adalah berikut ini:

Kecepatan dalam Handling Proses

Keuntungan yang bisa Anda rasakan adalah kecepatan dalam handling proses. Diterapkannya WMS pada pergudangan dapat meningkatkan kecepatan lead time process karena dilakukan secara terkomputerisasi. Penggunaan WMS dapat membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan lebih cepat dan akurat.

Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan

WMS akan mempermudah Anda mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Setiap jumlah barang yang masuk ke gudang akan lebih mudah diatur oleh sistem. Jika Anda menerapkan sistem FIFO, WMS ini akan lebih memudahkan pekerjaan Anda.

Meminimalisir Anggaran untuk Gaji Karyawan

Penerapan sistem manajemen pergudangan yang tepat akan membantu perusahaan untuk meminimalisir anggaran yang harus dikeluarkan untuk gaji karyawan.

Mengurangi Pengeluaran untuk Membeli Peralatan

Sistem WMS yang terkomputerisasi pada dasarnya hanya menggunakan perangkat komputer atau laptop saja. Hal tersebut tentu akan memudahkan perusahaan Anda dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang terdapat di dalam gudang.

Melalui sistem komputerisasi tersebut, ketergantungan perusahaan pada pemakaian peralatan manual akan banyak berkurang. Sehingga anggarannya untuk pembelian dan pemeliharaan juga ikut berkurang.

Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan

Jika sistem manajemen pergudangan di sebuah perusahaan dijalankan dengan tepat, performa dan produktivitas karyawan akan semakin meningkat. Melalui sistem ini akan diberikan informasi kepada pihak karyawan tentang pekerjaan apa yang harus diutamakan ketidak berada di dalam gudang. Sehingga tidak banyak waktu yang terbuang oleh karyawan yang tidak tahu apa yang harus dilakukan.

Meningkatkan Pelayanan bagi Pelanggan

Selain meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, sistem manajemen pergudangan yang tepat akan mampu merampingkan proses pemesanan sampai pengiriman barang. Sehingga, perusahaan Anda akan lebih mudah menentukan tanggal pengiriman kepada pelanggan dan meningkatkan tingkat pelayanan kepada pelanggan.

Baca Juga: Jenis-jenis Warehouse Mana Yang Paling Cocok Untuk Bisnismu

 

Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System

Terdapat beberapa hal dalam proses standar yang diakui dalam warehouse management system Indonesia, simak penjelasannya berikut ini:

Receiving and Put Away

Receiving and put away merupakan salah satu proses yang terdapat dalam sistem manajemen gudang. Sistem yang dimulai saat barang tiba di gudang, yang diinput lebih dulu dalam sistem. Proses tersebut akan memudahkan karyawan untuk memperbarui database barang yang ada dalam penyimpanan gudang.

Proses memasukkan barang yang baru datang nantinya akan menggunakan sistem input data PM atau purchase order, yang bisa dilakukan secara otomatis atau manual oleh tim pembelian. Prinsip utama proses ini adalah untuk menciptakan kesesuaian data pada barang yang datang dengan barang keperluan lain yang ada di dalam gudang.Setelah proses penerimaan barang atau receiving selesai, barang akan ditempatkan di lokasi tertentu di dalam gudang, proses ini yang disebut put away. Proses put away ini dianggap penting karena dapat memberikan informasi yang akurat terkait penempatan barang yang akan diterima. Proses ini mendukung sistem FIFO atau FEFO.

Dispatching

Salah satu contoh warehouse management system adalah proses dispatching. Proses ini dilakukan untuk membantu bagian operasional pengeluaran barang dari gudang, yang kemudian akan dikirimkan ke pihak konsumen. Proses dispatching ini membantu setiap operator gudang mencari berbagai barang yang ingin dikeluarkan.

Stock Take 

Proses ini merupakan proses yang terdapat pada WMS yang bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik dan stok yang ada di dalam komputer. Tanpa bantuan sistem pengelolaan yang tepat, proses ini akan terasa melelahkan. Karena stock take merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan tenaga, waktu, dan sumber daya manusia yang banyak.

Reporting 

Selanjutnya adalah proses reporting. Proses reporting ini dianggap memiliki peranan penting dalam sistem manajemen pengelolaan gudang. Laporan yang terdapat dalam sistem gudang harus bisa dijelaskan dalam banyak hal yang berhubungan dengan stok barang asli yang terdapat di dalam gudang.

Laporan dalam proses reporting inilah yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan tertentu. Oleh karena itu proses ini sangatlah penting dalam WMS.

Itulah penjelasan mengenai Warehouse Management System yang dapat Anda pahami sebagai salah satu referensi pengelolaan manajemen pergudangan di perusahaan Anda. Dengan sistem manajemen pergudangan yang tepat, perusahaan Anda akan berjalan dengan lebih baik.

Jika Anda membutuhkan sarana pengelolaan manajemen pergudangan yang baik dan tepat, silakan hubungi Shipper. Shipper dapat membantu Anda mengurus stok, pengemasan, hingga pengiriman dengan harga terjangkau. Shipper dapat memberikan pelayanan gudang yang berteknologi online dengan biaya murah.