Sobat Shipper pernah denger gak sih apa itu ISO? Yes betul, ISO itu merupakan standar yang diakui secara internasional. ISO ini ternyata banyak jenisnya nih, Shipper Troopers. Mungkin Sobat Shipper pernah mendengar sekolah yang memiliki ISO, perusahaan yang memiliki ISO, dan masih banyak lagi. Nah tapi apa ya tujuannya suatu perusahaan memiliki ISO atau standar internasional seperti ini? Tidak hanya ISO nih, Sobat Shipper, standar lain pun perlu dimiliki oleh suatu perusahaan agar semakin dipercaya oleh clientnya dan pastinya selalu bisa menjaga quality dalam seluruh aspek perusahaan. Dalam kondisi bisnis yang seperti sekarang, memiliki suatu standar dalam perusahaan sudah merupakan hal wajib nih, Shipper Troopers, untuk bisa terus beradaptasi dengan perubahan landscape business dan pastinya mendapatkan trust dari internal maupun eksternal stakeholders.
Nah, Sobat Shipper, ISO dan standar ini tidak mudah loh diraihnya. Untuk itu kita perlu nih menjaganya dengan melakukan audit ataupun QA/QC. Untuk itulah kita memiliki team QA/QC yang membantu kita untuk tetap mempertahankan kualitas dari Shipper dan pastinya mempertahankannya, baik dari sisi facility seperti warehouse atau sorting hub, sampai ke work process kita juga loh. Wah, semakin penasaran dong untuk tahu lebih dalam mengenai QA/QC ini? Yuk mari simak pembicaraan kita dengan Mas Jhon Martua Malau selaku QA & QC Manager.
Apa itu QA/QC?
QA/QC ini terbagi menjadi dua nih Sobat Shipper, yaitu QA atau Quality Assurance dan QC atau Quality Control. Untuk QA sendiri, bertugas untuk memantau layanan service yang dihasilkan suatu perusahaan secara keseluruhan, bukan untuk beberapa service khusus, namun as a whole in regards for the system or the procedure yang dilakukan oleh QA/QC. Kemudian untuk QC yang mana kita berbicara mengenai control the quality, dan memang dimaksudkan untuk fokus ke spesifik service, contohnya seperti warehouse. Dengan QC misalnya, Shipper akan secara spesifik nih mengontrol B2C warehouse, seperti melakukan inspeksi untuk memastikan apakah sudah comply dengan standar perusahaan atau belum. Jadi, QA.QC ini bisa dikatakan berada di bawah satu payung yg sama namun berbeda ya, Sobat Shipper.
Apa yang membuat Shipper memutuskan untuk memiliki departemen QA/QC?
Nah, kalau kita bicara mengenai QA/QC nih Sobat Shipper, pastinya kita akan membahas mengenai quality dan layanan yang diberikan oleh Shipper. Kita kan ngga bisa tahu nih, Sobat Shipper, pelayanan Shipper itu bagus atau tidak kalau Shipper tidak memiliki ukuran, nah dengan adanya QA/QC ini kita bisa memiliki standar di sini. Jadi Shipper bisa tahu nih berapa penilaian dari layanan yang diberikan, di score berapa nih performance dari aggregator atau sorting hub kita. Kemudian Mas Jhon menjelaskan bahwa Shipper memiliki beberapa sertifikasi yang menjadi selling point ke customer. “Shipper ini sudah memiliki ISO 9001, ISO 27001 yang sudah disertifikasi oleh Badan Sertifikasi SGS, dan juga regular inspection ke lapangan dari team QA/QC untuk memastikan produk dan services nya udah sesuai dengan standar perusahaan atau tidak. Dan kita juga ada daily, weekly, monthly monitoring,” terang Mas Jhon.
Jadi itulah sebabnya kita membutuhkan QA/QC agar perusahaan bisa mengikuti standar yang sama dengan perusahaan besar lainnya di seluruh dunia (internasional). So, the QA/Q team help the company to maintain the standard.
Perbedaan QA/QC facility dan facilities lainnya
Sobat Shipper tau ngga sih, untuk sisi facility nya, kita harus mem-breakdown per ISO yang terdiri dari dua bagian kalau dari team QA/QC, lho! “Yang pertama itu dari Standardized Facility yang mana kita menjelaskan standar fasilitas yang diterapkan di Shipper itu seperti apa, seperti dari sisi standar eksterior dan juga interior. We make sure kalo seluruh standar di manapun, kapanpun, dan untuk siapapun itu sama, yaitu standar yang sudah dijamin oleh perusahaan yang sudah memiliki sertifikat ISO; dari sisi peraturan keselamatan, dari sisi material handling equipment (contohnya seperti pallet jack yang sudah tersedia serta denah gudang yang sudah OK dari sisi client).” jelas Mas Jhon.
Nah kemudian, Sobat Shipper, tim QA/QC juga memastikan nih beberapa standar penting yang dimiliki oleh Shipper, diantaranya yaitu proses re-warehousing atau pengelolaan pergudangan yang berulang-ulang, kemudian pemeliharaan seperti toilet dan musholla yang kita sediakan, 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), dan menyediakan designated line atau marking di gudang dan di office kita. “Dari layanan keamanan kita make sure security kita sudah melakukan protokol keamanan perusahaan, dari pencegahan kecelakaan kita make sure semua risiko kecelakaan di tempat kerja sudah diminimalisir ke tahap yang dapat diterima, kemudian dari peralatan kerja kita make sure aset Shipper selalu di maintain supaya tidak ada potensi theft atau kehilangan dsb., karena semuanya well-recorded dan traceable dan yang terakhir dari sisi pemahaman pemadaman api serta kelistrikan, di mana kita selalu melakukan sosialisasi secara langsung atau melalui poster,” terang Mas Jhon terkait dengan facility dari QA/QC.
Jadi, untuk facility QA/QC ini tidak hanya difokuskan untuk facility-nya saja nih Shipper Troopers, tetapi juga fokus ke sumber daya manusia nya supaya lebih mengerti dan dapat bekerja secara maksimal dan efektif.
Metode QA/QC dari sisi facility-nya (Warehouse dan SH)
Dari sisi fasilitas, QA/QC memiliki 13 kategori pengecekan (75 checklist item) nih Sobat Shipper, sedangkan untuk standardized process nya terdapat 10 kategori pengecekan (71 checklist item) yang mampu membantu mengetahui apakah standar yang kita lakukan sudah sesuai dengan standar dari perusahaan. Kemudian dari 13 kategori facilities dan 10 kategori proses tersebut, tim QA/QC akan melakukan weekly call dengan tim operasional untuk membahas temuan/ anomali apa saja yang ditemukan di facility mereka masing-masing, serta tim QA/QC juga memberikan training tentang QA/QC sebanyak dua kali dalam setahun. “Mulai dari basic first-aid, basic firefighting, 5S (standar pemeliharaan), Defensive driving, safety riding dan juga inspeksi audit,” jelas Mas Jhon.
Sertifikasi APAR di Shipper
Kalau untuk standar APAR sendiri, tim QA/QC mengikuti acuan Permenaker No.4 Tahun 1980 di mana kita diminta agar APAR itu mudah diakses atau tidak terhalang benda lain. Kemudian APAR harus dipasang atau digantung di dinding, minimal 15 cm di atas lantai atau idealnya berjarak 125 cm di atas permukaan lantai. Selanjutnya, APAR harus memiliki signage atau penandanya yaitu segitiga merah yang diletakkan di atasnya. Dan yang terakhir, jarak APAR satu sama lain minimum 15 meter. Nah, untuk sertifikasi nya, ternyata ketika kita memberi APAR sudah dilengkapi oleh SNI nya, Sobat Shipper. Jadi nggak perlu khawatir lagi karena sudah mengikuti standar nasional Indonesia.
Peran tim QA/QC dalam menjadi stardar ISO dan sertifikasi lainnya
Terkait dengan ISO, tim QA/QC sebenarnya lebih condong menjadi gatekeeper karena memang seharusnya ISO ini kan merupakan responsibilities dari tiap karyawan. “QA/QC ini kan kita hanya memfasilitasi saja, memberitahu mengenai standar-standar perusahaan, tetapi implementasinya tetap harus kolaboratif dengan seluruh departemen dan karyawan agar implementasinya bisa berjalan baik di lapangan.” Jelas Mas Jhon. Jadi memang QA/QC yang memfasilitasi, tetapi terkait implementasi tetap menjadi tanggung jawab masing-masing departemen.
ISO: Mengapa penting untuk perusahaan?
Tadi sudah kita ketahui nih, Sobat Shipper, mengenai mana perusahaan yang baik dan yang tidak, di mana perusahaan yang memiliki ISO pasti akan mudah untuk bisa mendapatkan tender ke big client nih, seperti misalnya Coca Cola, Nestle, atau RAPP. “Kita harus think as a big company ya. Karena big company itu pasti sudah fully aware mengenai sertifikasi-sertifikasi ISO dan bahkan mengetahui badan sertifikasi mana yang preferable. Jadi pasti mereka akan tanya mengenai ISO dan badan sertifikasi nya. Untuk Shipper sendiri, kita badan sertifikasinya kan SGS, jadi sudah well-known banget di dunia internasional,” terang Mas Jhon. Oleh karena Shipper sudah memiliki ISO dan menggunakan SGS sebagai badan sertifikasinya, otomatis kita akan lebih mudah untuk mendapatkan tender, serta image Shipper yang pasti akan meningkat juga.
Peran Shipper Troopers untuk menjaga standarisasi yang Shipper miliki
Dari QA/QC pastinya sudah melakukan sosialisasi kepada seluruh business unit terkait standar perusahaan yg harus di follow, seperti memasang signage di fasilitas-fasilitas milik Shipper. Nah untuk langkah minimalnya, Shipper Troopers bisa banget nih membantu tim QA/QC dengan cara mematuhi kebijakan, SOP ataupun WI dan aturan yang sudah ditetapkan di perusahaan (ISO 9001), karena ternyata dari situ, akan mempermudah tim QA/QC untuk memonitoring dari sisi kontrol dokumen, keselamatan kerja teman-teman, jaminan mutu service perusahaan dan keamanan fasilitasnya.
