Yuk, Kenali Serba-Serbi Stock Opname

Sobat Shipper, ketika kamu mulai merintis sebuah bisnis. Maka, pengelolaan terhadap operasional bisnis tersebut, perlu ditinjau dan diperhatikan dengan baik dan benar. Dengan memastikan berjalan lancarnya operasional dari sebuah bisnis, maka bisnis yang tengah Sobat Shipper jalankan pun dapat direalisasikan secara baik dan optimal.

Nah, salah satu istilah penting yang harus kamu ketahui dalam merealisasikan operasional yang baik dalam suatu bisnis adalah istilah stock opname, dimana istilah stock opname ini dapat diartikan sebagai suatu aktivitas yang dapat menguras waktu, tenaga, dan pikiran dalam jumlah cukup besar.

Untuk Sobat Shipper yang baru saja menyelami dunia bisnis, dan bingung untuk memulai tata kelola operasional bisnis secara baik dan benar. Sobat Shipper tidak perlu khawatir. Karena pada artikel ini serba serbi istilah stock opname akan dibahas secara menyeluruh, agar Sobat Shipper dapat menjalankan bisnis dengan realisasi operasional yang optimal.

Mengenal Apa Itu Stock Opname

Sebelum beralih ke berbagai bentuk pembahasan lainnya, ada baiknya Sobat Shipper mengenali terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan istilah stock opname itu sendiri.

Apa itu stock opname? Sebelumnya sempat disinggung bahwa stock opname ini dapat diartikan sebagai suatu aktivitas yang mampu menguras waktu, tenaga, dan pikiran dalam jumlah yang cukup besar. Nah, sebenarnya kenapa sih stock opname ini dapat disebut sebagai sebuah aktivitas yang membutuhkan effort dalam jumlah 

besar?

Memiliki nama lain inventory management. Stock opname merupakan  pemberlakuan verifikasi fisik terhadap inventory barang. Dimana inventory barang adalah persediaan suatu barang yang dikelola oleh pelaku usaha, untuk kemudian dipastikan, disesuaikan, dan ditinjau kembali. Agar nantinya, barang tersebut dapat dipasarkan kepada konsumen dalam kondisi terbaik. 

Kegiatan stock opname sendiri, menjadi salah satu langkah dalam mengontrol atau mengelola kesediaan internal suatu produk dari sebuah perusahaan. Memiliki peran untuk mengoptimalkan operasional bisnis, dan meminimalisir berbagai resiko terhadap munculnya selisih antara stok produk secara fisik dengan pencatatan stok produk yang telah dilakukan.

Hadirnya stock opname ini pun membuat pelaku usaha perlu menguras waktu, tenaga, dan pikiran dalam jumlah yang besar. Karena membutuhkan tingkat ketelitian dan kejelian yang tinggi. Oleh karenanya, tak heran perlu banyak effort yang dibutuhkan untuk mewujudkan tata kelola inventory barang yang baik dan benar ya, Sobat Shipper.

Peranan Penting Stock Opname

Nyatanya, aktivitas stock opname ini menyajikan berbagai peranan penting, untuk menjalankan operasional sebuah bisnis. Dibalik effort yang besar, tentu ada peranan lebih besar yang dapat Sobat Shipper dapatkan ketika melakukan aktivitas stock opname dengan baik dan benar.

Lantas, apa saja peranan stock opname tersebut? Berikut ini adalah penjelasannya.

1. Dapat Mengetahui Betul Kondisi Fisik Stok Barang

Dengan mengetahui dan melakukan peninjauan terhadap jumlah stok barang dari waktu ke waktu, pelaku usaha pun dapat memberikan analisa mengenai performa bisnis yang dimilikinya, terhadap inventory management produk yang sebelumnya telah diberlakukan. Apakah cukup efektif dan efisien untuk dilakukan, atau tidak?

2. Meminimalisir Kekeliruan dengan Melakukan Peninjauan Kembali Terhadap Selisih 

Apa sih, yang dimaksud dengan melakukan peninjauan kembali terhadap selisih? Nah, Sobat Shipper saat melakukan proses stock opname atau inventory management seringkali muncul perbedaan atau selisih antara pencatatan dan pemeriksaan fisik yang telah dilakukan. Hal seperti ini sangat umum untuk terjadi dan dialami oleh sebagian besar pelaku usaha.

Terlebih apabila Sobat Shipper melakukan inventory management ini secara manual dengan berbagai online shop yang tersebar di beragam marketplace. Effort yang dibutuhkan tentunya amat besar dan analisa pun menjadi sulit untuk dilaksanakan.

3. Mengantisipasi Terjadinya Penyelewengan Barang

Munculnya tindak penyelewengan barang ini memunculkan potensi besar terhadap jumlah stok barang yang bisa saja mengalami penurunan atau bahkan hadir dalam jumlah berlebih, dari jumlah kebutuhan pasar yang telah ditetapkan..

Hadirnya penyelewengan barang ini tentunya akan sangat mempengaruhi inventory produk yang nantinya akan dipasarkan. Oleh karenanya, inventory produk yang relevan dan ideal harus bisa didata dan tercatat dengan baik. Untuk membantu keselarasan terhadap pencatatan dan pemeriksaan fisik, hadirlah tindakan stock opname.

Kapan Waktunya Stock Opname dapat Dijalankan

Jika sebelumnya Sobat Shipper telah mengetahui pengertian dan peranan penting dari stock opname itu sendiri, selanjutnya kita akan mengulik kapan waktu terbaik stock opname dapat dijalankan. Apakah stock opname ini wajib dilakukan setiap hari? Atau justru dapat dilakukan dalam periode waktu tertentu? 

1. Secara Harian

Nah Sobat Shipper, waktu-waktu untuk melakukan stock opname ini sebenarnya dapat disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang dialami oleh bisnismu. Antara lain prosedur stock opname ini dapat dibagi menjadi tiga, yakni secara harian, periodik, dan ketika ada peristiwa tertentu.

Pada poin pertama ini kita akan membahas prosedur stock opname yang dilakukan secara harian. Umumnya waktu pelaksanaan stock opname secara harian dipilih oleh pebisnis karena memiliki inventory stok yang masuk produk fast moving dan mempunyai tingkat ketahanan yang cukup rendah seperti misalnya pada produk makanan dan minuman.

2. Secara Periodik 

Selanjutnya adalah pelaksanaan stock opname yang dilakukan secara periodik, pelaksanaan stock opname secara periodik dapat dilakukan per tiga Bulan sekali, per enam bulan sekali, dan per tahun. Sekali lagi, waktu pelaksanaan stock opname ini kembali kepada ketetapan yang sebelumnya telah dibuat oleh pebisnis.

Sobat Shipper dapat menentukan periode pemberlakuan stock opname ini menyesuaikan dengan kemampuan dan kepentingan yang memang dimiliki oleh pebisnis.

3. Ketika Adanya Event

Ketika ada peristiwa layaknya event, sebagai pebisnis Sobat Shipper dapat melakukan inventory management yang ditinjau sesuai dengan kebutuhan. Misalnya saja ketika kamu mengikuti berbagai event khusus yang mengharuskan Sobat Shipper untuk melakukan verifikasi stok management. Misalnya saja seperti event Hari belanja online nasional, pelaksanaan promo Hari Raya, dan lain sebagainya.

Berbagai Prosedur Diberlakukannya Stock Opname 

Berikutnya pada pembahasan ini, Sobat Shipper akan meninjau berbagai prosedur yang perlu dilakukan dan diperhatikan. Antara lain prosedur stock opname ini terdiri dari tiga tahapan, yang terbagi menjadi tahapan awal, perencanaan, dan tahap inti.

1. Tahap Awal

Tahapan pertama atau dapat disebut sebagai tahap awal adalah tahap pertama kali yang dilakukan sebelum melangsungkan stock opname. Pada tahap ini komunikasi antara management inventory dan pihak gudang amat penting untuk dijaga.

Antara lain pada tahap ini, pengelompokan terhadap jenis barang berbeda mulai diberlakukan, pemberlakuan tata kelola inventory produk yang apik dan sesuai, sampai menerapkan penggolongan terhadap barang yang akan dihitung maupun tidak

2. Tahap Perencanaan

Ketika tahapan awal telah dituntaskan dengan baik. Maka selanjutnya Sobat Shipper akan memasuki tahap perencanaan. Dimana disini semuanya akan dipersiapkan dengan baik sebelum akhirnya memasuki tahapan inti.

Pada tahap ini briefing mulia dilakukan, dan data mutasi pun juga mulai dilengkapi sampai jam tutup operasional. 

3. Tahap Inti

Pada tahap inti rangkaian kegiatan layaknya pengecekan, analisis, sampai penyesuaian mulai dilakukan. Ketika tahap ini telah dilakukan. Maka prosedur stock opname pun telah rampung dituntaskan.

Dan untuk mengoptimalkan prosedur stock opname yang memerlukan banyak effort. Sobat Shipper perlu mencari solusi. Untuk melangsungkan kegiatan ini secara efektif dan efisien.

Dimana inventory barang berbasis web dapat menjadi solusinya. Ya, Atoor sebagai platform omnichannel yang menghadirkan fitur inventory stok barang yang terintegrasi dan aktif. Menjadi solusi efektif bagi Sobat Shipper dalam melakukan stock opname.

Nah, Sobat Shipper itu dia pembahasan mengenai serba-serbi pelaksanaan stock opname. Bagaimana apakah kamu tertarik untuk mengoptimalkan operasional bisnismu dengan Atoor? Yuk, cek informasi selengkapnya di Atoor!